ADRESÁŘ - KONTAKTY

Seznam kontaktů

Seznam kontaktů se nachází v Adresář → Kontakty. V případě, že se tato položka v menu nenachází, zkontrolujte nastavení oprávnění pro daného uživatele. Oprávnění se nastavují v Uživatelé a skupiny → Uživatelé → vyberte konkrétního uživatele → záložka Oprávnění → Adresář → Kontakty.

V horní části okna se nachází tlačítko pro přidání kontaktu a filtr pro snadné vyhledávání v záznamech. V tomto zobrazení se současně zobrazují kontakty všech společností. Pro zobrazení všech kontaktů u konkrétní společnosti lze zúžit výběr vyhledáváním podle názvu společnosti. Další možností je najít si požadovanou společnost v  Adresář -> Společnosti, editovat záznam a přejít do části Kontakty.

V seznamu se mohou zobrazovat tyto typy kontaktů:

• kontakt – běžný kontakt na lidi u zákazníka
• zákaznické konto – kontakt se základním přístupem do systému
• uživatel počítače s registrovaným C-Monitor klientem (dostupné pro funkcionalitu CM IT Monitoring)

Přidání nového kontaktu

K přidávání nových kontaktů slouží tlačítko + Přidat kontakt v pravém horním rohu seznamu kontaktů. Kontakty lze také přidávat přes záložku Kontakty na konkrétní společnosti.

Pokud se tlačítka pro přidávání kontaktů nezobrazují, zkontrolujte, zda máte oprávnění k vytváření záznamů. Oprávnění nastavíte v Uživatelé a skupiny → Uživatelé → konkrétní uživatel → záložka Oprávnění → Adresář → Kontakty → Záznamy.

Po klepnutí na tlačítko + Přidat kontakt se zobrazí formulář. Povinné položky jsou označeny symbolem ^•. Formulář pro přidávání kontaktu je rozdělen na několik logických celků:

Informace o kontaktu

Společnost * – pole se zobrazuje pouze v případě vytváření kontaktu ze seznamu kontaktů. Pole slouží k výběru společnosti, ke které bude kontakt přiřazen.
Kategorie kontaktů – vyberte kategorii kontaktu. Kategorie nastavíte v ||Globální nastavení -> Adresář -> Kontakty.
Oslovení – Pan / Paní – z číselníku vyberte oslovení kontaktu.
Titul před jménem – textové pole pro zadání titulu před jménem.
Jméno – textové pole pro zadání křestního jména kontaktu.
Příjmení * – textové pole pro zadání příjmení kontaktu.
Titul za jménem – textové pole pro zadání titulu za jménem.
Pozice – textové pole pro zadání pozice kontaktu.
Poznámka – textové pole pro zadání poznámky ke kontaktu.

Kontaktní údaje

Slouží pro evidování kontaktních údajů, jako jsou e-mail, číslo mobilního telefonu a pevné linky. Ke každému typu kontaktu lze evidovat několik kontaktních údajů. Pro rozlišení údajů je určeno pole pro poznámku (například pro telefonu číslo – soukromé, služební…). Pro přidání dalšího kontaktu stejného typu slouží tlačítko +, pro odebrání tlačítko x.

Vlastnosti kontaktu

• Kontakt pro pohledávky – kontakt bude příjemcem upomínek pro pohledávky.
• Notifikace z požadavků – kkontakt bude příjemcem notifikací o zadání nového požadavku nebo změně stavu u všech požadavků zákazníka. Notifikace budou odesílány, pouze pokud jsou nastavena v ||Globální nastavení->Notifikace->Základní nastavení||.
• Kontakt pro odesílání faktur – kontakt bude přijímat všechny faktury vystavené na zákazníka.
• Zasílat kopie nabídek – kontakt bude nabízet v nabídkách jako koordinátora za zákazníka.
• Notifikace z diskusních příspevků – kontakt bude příjemcem notifikací o přidání nových diskusních příspěvků na všech požadavcích zákazníka.
• Kontakt pro posílání plnění – kontakt bude příjemcem notifikací o všech plněních na zákazníka, kterého má přiřazeného.
• Notifikace o plánované práci – kontakt bude příjemcem notifikací o všech plánovaných pracích na zákazníka, kterého má přiřazeného. Notifikace budou odesílány, pouze pokud jsou nastavena v ||Globální nastavení -> Notifikace -> Základní nastavení.
• Vynutit plné znění notifikací – kontakt bude dostávat notifikace v plném znění, i když má v ||Globální nastavení-> Notifikace ->Základní nastavení nastaveny zjednodušené notifikace.

Přepnutím přepínače do polohy zapnuto , bude kontakt automaticky zařazen mezi příjemce uvedených notifikací a dokumentů. V poloze vypnuto , je možné přiřadit příjemce dokumentů manuálně při jejich odesílání.

Adresa

Umožňuje evidovat adresu kontaktu, pokud se nachází na jiné adrese, než sídlo firmy – detašované pracoviště, pobočka apod.

Doplňkové vlastnosti

Pokud jsou předdefinovány doplňkové vlastnosti v ||Globální nastavení -> Adresář -> Kontakty, umožňují doplnit evidenci kontaktu o další informace. Více informací o definici doplňkových vlastností naleznete v článku Konfigurační databáze CMDB -> Doplňkové vlastnosti.

Pro uložení kontaktu klikněte na tlačítko Uložit v pravém dolním rohu formuláře. Tlačítko Zpět zavře formulář bez uložení změn.

Editace kontaktů

Upravovat kontakty je možné po dvojkliku na záznam, nebo výběrem volby z kontextového menu  -> Editovat.

Editovat záznamy může pouze uživatel s příslušnými oprávněními. Oprávnění se nastavují v Uživatelé a skupiny->Uživatelé->vyberte konkrétního uživatele->záložka Oprávnění->Adresář->Kontakty.

Při úpravě zákaznického kontaktu se zobrazí formulář identický s tím pro přidání nového kontaktu.

V případě Zákaznického účtu  se v pravém dolním rohu formuláře zpřístupní tlačítko Přejít na zákaznické konto.

Po klepnutí na tlačítko Přejít na zákaznické konto se otevře formulář pro editaci účtu uživatele – práci s uživatelskými účty je věnován samostatný článek Uživatelé.

U kontaktu typu registrovaný počítač, není možné provádět změny přes aplikaci CDESK, kontaktní údaje jsou vázány k licenci C-Monitor klienta (dostupné pro nástroj CM IT Monitoring). V této části to je uvedeno pro kompletnost výpisu kontaktů ke společnosti.

Vyhledání v seznamu kontaktů

V seznamu kontaktů lze použít pole pro vyhledávání, které vyhledává fulltextově podle jména, názvu společnosti a e-mailové adresy.

Pod fulltextovým vyhledáváním se nachází pole pro konfiguraci pokročilého filtru. Do pokročilého filtru lze vložit následující podmínky:

• Libovolný sloupec
  
• E-mail
• Kategorie kontaktů
• Mobil
• Název
• Společnost / Jméno
• Telefón
• Typ
• Vytvořeno

Bližší popis vyhledávacího nástroje, stejně jako postupy, jak uložit a odeslat vlastní filtr naleznete v textu Vyhledávání a pokročilé filtry.

Další možností, jak vyhledat kontakty je najít požadovanou společnost v Adresář → Společnosti, otevřít záznam a přejít do části Kontakty.

Export záznamů

V levém dolním rohu seznamu kontaktů se nachází tlačítko XLS, pomocí kterého můžete seznam exportovat ve formátu XLS. Tlačítko pro exportování úloh lze zpřístupnit / znepřístupnit určitým uživatelům v Oprávněních. Oprávnění nastavíte v Uživatelé a skupiny->Uživatelé->konkrétní uživatel->záložka Oprávnění->Adresář->Kontakty->Export.

Po klepnutí se otevře nové okno, ve kterém můžete vybrat sloupce pro export. Chcete-li exportovat všechny sloupce, nemusíte je vybírat jednotlivě. Klepnutím na ikonu < se vyberou všechny. Pořadí sloupců v tomto seznamu také určuje jejich pořadí v exportu. Pokud si přejete mít sloupce ve výchozím pořadí, klikněte na ikonu > a sloupce se seřadí. Po vybrání sloupců vytvořte export pomocí tlačítka Exportovat, které se nachází v levém dolním rohu okna. Volbou možnosti Zrušit se vrátíte do seznamu úloh bez vytvoření exportu.

Odstránění kontaktu

Odstranit kontakt lze pomocí výběru možnosti z kontextového menu -> Smazat kontakt, v seznamu kontaktů, nebo editací záznamu a použitím tlačítka Smazat ve spodní části formuláře. Možnost mazání kontaktů je přístupná pouze uživatelům s příslušnými oprávněními