Zlepšení Gantt diagramů a Nabídek, AI funkce vyhledání řešení zúdajů v požadavcích

Ganttův diagram v Projektech

Flexibilnější levý panel

Velkou pozornost jsme věnovali úpravě levé části, která obsahuje sloupce s objekty a důležitými údaji. K nim jsme přidali nové sloupce, které jsou důležitou součástí některých objektů. S verzí 3.2.8 byly přidány sloupce:

• Typ požadavku
• Stav
• Tagy
• Řešitel

Pořadí sloupců v levé části může uživatel měnit, podobně jako v modulech Požadavky či Plnění. Slouží k tomu sekce „Nastavení sloupců“, která umožňuje nejen sloupce seřadit, ale i je přidávat či odebírat.

Abychom usnadnili navigaci mezi projekty, levá strana nyní obsahuje také možnost ukládání filtrů či rozšířeného vyhledávání na základě více kritérií.

Nový režim plánování

V objektech přibyla možnost volby Režimu plánování. V poli „Režim plánování“ v detailech požadavků, úkolů a projektových zakázek máte na výběr dvě hodnoty:

• Automatické
• Manuální

Automatický režim plánování vyrovnává termíny nadřazeného objektu s podřízenými objekty. Manuální režim umožňuje uživateli manipulovat se schématem v libovolném časovém horizontu. Projektová zakázka v takovém příkladu nemusí mít termín splnění shodný s nadřazeným projektem.

Nové barevné schéma v Gantt diagramech

Implementovali jsme nové barevné schéma, které zpřehledňuje barvy v celém CDESK. Pro objekty zobrazované v Ganttových diagramech (Projekt, Proj. Zakázka, Proj. požadavek, úkol..) barvy zvolili následovně:

Úprava změny pořadí objektů v Gantt přehledu

V Ganttově diagramu jsme zabezpečili pořadí objektů tak, aby žádný uživatel nemohl náhodou či omylem svévolně přehazovat pořadí objektů sobě či svým kolegům.

Opatření spočívají v:

• zobrazování v reálném čase podle aktuálního stavu (vždy po refreshi)
• odstranění závislosti od původní inicializační hodnoty objektů.
• odstranění čísla pořadí, která již nebyla v Ganttově diagramu více potřebná
• odstranění vlastního řazení sloupců, tj. aktuálně všichni vidí stejné pořadí a vyhnou se omylům ve vzájemné komunikaci

Možnost uspořádat projektové zakázky v rámci projektu a přenést je do Gantt diagramu

Ve verzi 3.2.8 je možné uspořádat si přehled projektových zakázek podle sebe. Pomocí funkce drag and drop můžete táhnutím měnit pořadí projektových zakázek. Nové pořadí se po uložení aplikuje i do rozložení v Ganttově diagramu.

Nabídky

Přidání slevy pro každou položku zvlášť

Na rozdíl od předchozí verze je nyní možné přidávat slevu individuálně ke každé položce v nabídce. K dispozici je stále i možnost připisování celkové slevy nabídky. Pole slevy se nachází pod popisem a názvem nabídky.

Nabídky vystavené v mně různých dodavatelů v jednom CDESK prostředí

Když z vašeho CDESK dodáváte služby pod hlavičkou více společností, tak i Nabídky budete pravděpodobně potřebovat vystavit pod různými dodavateli. Tito dodavatelé jsou prezentováni účetní jednotkou, prostřednictvím které se také fakturuje.

Dodavatelé, pod kterými dodáváte vaše služby a materiál se přidávají v Globálních nastaveních > Účtování, sekce Společnosti -účetní jednotky. Zde jsou uloženy i všechny kontaktní údaje dodavatelské společnosti, přenesené z modulu Adresář.

Detail nabídky nyní obsahuje pole Dodavatel, ve kterém je třeba zvolit jednoho z dodavatelů přiřazeného k prostředí.

Údaje z pole dodavatel se zobrazí i v hlavičce PDF exportu nabídky, včetně IČO a DIČ.

Předvolené DPH podle poslední vystavené nabídky

Po vystavení nabídky si systém zapamatuje, zda byly ceny uvedené s DPH nebo bez. Tato skutečnost se projeví při tvorbě následující nabídky. Funkce se odvíjí od přepínače „Uvádět ceny s DPH“ v detailu nabídky. Po jeho vypnutí v nabídce bude předvolně vypnutý i při tvorbě následující nabídky.

Korekce notifikací na zákazníka z nabídek s globálními nastaveními

Pokud je zákaznický kontakt z nabídky v globálních nastaveních přiřazen jako adresát notifikací, notifikace mu bude zaslána i když je v nastaveních kontaktu přepínač Zasílat kopie nabídek vypnutý.

V praxi to znamená, že pokud nastavení notifikací z nabídky v Globálních nastaveních má přednost před nastaveními v detailu kontaktu. (dosud nastavení z globálních nastavení ho blokovalo, což bylo nesprávné)

Možnost měnit pořadí položek táhnutím (drag and drop)

Pořadí položek v nabídce je již možné měnit pomocí drag and drop. Možnost pohybu znázorňuje symbol (šipka)

Vizuální odlišení při výběru kontaktu/účtu

Kontakty, které jsou k dispozici na výběr v detailu nabídky jsou odlišeny dvěma symboly, podle toho zda jde o zákaznické účty nebo kontakty. Kontakty jsou znázorněny ikonou a zákaznický účet . Připomínáme, že zákaznický účet má možnost se přihlásit do CDESK a může si buď své údaje nebo za celou společnost sledovat přímo v portálu. Od minulé verze si může takový účet založit i sám, stačí když povolíte v nastavení společnosti jeho emailovou doménu nebo konkrétní email. Pokud máte zákazníka, kterému přístup nechcete dávat, ale chcete aby mu chodily jen notifikace, tak si ho ponechejte jako kontakt a nepovolujte mu založení účtu samotným zákazníkem.

V notifikacích nabídek, do stavu „Na verifikaci“ je možné zvolit roli „Nadřízený zodpovědného řešitele“

Nastavení notifikací modulu Nabídky (Globální nastavení > Notifikace > Nabídky) obsahuje stavy, které mohou být spouštěčem notifikací. Součástí nastavení jsou i role adresátů, kteří budou o změně upozorněni. Změna stavu nabídky „Na verifikaci“ s verzí 3.2.8 byla rozšířena o roli Nadřízený zodpovědného řešitele. Toto nastavení v existujících prostředích je třeba doplnit. Pokud si jdete teprve založit nové prostředí CDESK, již tuto roli budete mít přednastavenu pro změnu stavu „Na verifikaci“.

Vysvětlivka u pole Zákaznický kontakt

Vysvětlivka u pole Kontakt k odběrateli při přejetí kurzorem zobrazuje následující text:

„Všechny vybrané kontakty nebo zákaznické účty budou automaticky notifikované na schválení nabídky. Akceptaci nebo zamítnutí může provést pouze zákaznický účet s příslušným oprávněním a po přihlášení. Na akceptaci nabídky postačuje, pokud ji potvrdí jeden zákaznický účet.“

Rozšíření oprávnění editace nabídek i na položky nabídky

V předchozích verzích bylo možné editovat položky v nabídce, i když daný uživatel neměl oprávnění na editaci nabídek. Tato funkcionalita způsobovala, že takový uživatel, sice základní údaje nemohl upravovat, ale se samotnými položkami editovat mohl. Verze 3.2.8 tento problém řeší a odstranění oprávnění editace nabídky znepřístupní i editaci samotných položek.

Požadavky

AI asistent při řešení požadavků – první verze

Přinášíme nový způsob, jak využít umělou inteligenci při práci s požadavky – návrh řešení na základě existujících záznamů v CDESK.

Vyřešené požadavky se nyní mohou automaticky ukládat do Microsoft AI search databáze. Řešitel má možnost v otevřeném požadavku oslovit AI s cílem vyhledat podobné požadavky stisknutím tlačítka „Řešit s AI“. AI systém vyhledá relevantní požadavky s podobným popisem a může s AI ihned udělat sumarizaci z nich.

Ve výpisu vybraných požadavků je pole na upřesnění výběru. Čili pokud nejste spokojeni jak samotné AI search vybralo požadavky na základě názvu a popisu požadavku, můžete napsat upřesňující popis, kterým dostanete nový výběr požadavků a z něho si můžete udělat sumarizaci.
Aktuálně je řešení postavené na zobrazení řešení podle jednoho údaje. Vybrat si můžete z pole Řešení, Interní poznámka, Plnění.  V další verzi bude možné kombinovat tato pole a pracujeme i na zahrnutí diskuse do vyhledávání a výsledků.

Daná funkcionalita se nastavuje v Globálních nastaveních -> AI, v části AI asistent pro záznamy.

Služba bude zpoplatněna ve dvou krocích.

1. Provoz AI search databáze se sémantickým vyhledáváním. K dispozici jsou tři scénáře: a) Sdílená DB provozovaná výrobcem CDESK, b) samostatná DB v prostředí Azure pod výrobcem CDESK, c) vlastní DB ve vašem prostředí.
Orientačně 5GB údajů ve sdílené DB je 50EUR / měsíčně
2. Sumarizace vybraných údajů jde přes GPT model a k tomu je standardní účtování spotřebovanými tokeny.

Doplnění sloupce „Servis zařízení: Záruka“ do seznamu požadavků

V seznamu požadavků přibyl sloupec „Záruka“ při využívání funkcionality „Servis zařízení“, což je druh požadavku s doplněnou funkcionalitou. Ve sloupci se zobrazuje hodnota ano/ne. Sloupec je také možné přidávat do filtru, vyhledávat podle něho a zařadit ho do XLSX/XLS formátu.

Tlačítko na vrácení termínu odezvy/splnění

Po změně/smazání data splnění či odezvy v požadavku máte možnost původní datum ihned vrátit. Slouží k tomu nové tlačítko vedle těchto polí. Cílem této funkce je umožnit uživatelům vrátit se na nastavenou hodnotu po změně či neúmyslné manipulaci s těmito termíny.

Zobrazování automatických odpovědí v diskusi s možností vymazání

Automatické odpovědi přijaté do CDESK, například oznámení o nepřítomnosti v práci, se s novou verzí zobrazují v plném znění v diskusi. Již není třeba si stáhnout originál emailu nebo překlikávat do zpráv na zpracování.

Součástí vylepšení diskuse je i možnost odstranit takové příspěvky, například pokud se kvůli nim diskuse stává nepřehlednou. Přístup ke smazání příspěvku mají všichni řešitelé, neboť se na něj nevztahují omezení z oprávnění.

Při výběru pomocných řešitelů se prioritně zobrazují řešitelé zvolené řešitelské skupiny

Výběr pomocných řešitelů zohledňuje zvolenou řešitelskou skupinu, pokud používáte režim výběru řešitelských skupin. Pokud je nějaká skupina na požadavku zvolena, ve výběru pomocných řešitelů se prioritně zobrazují ti, kteří patří do zvolené řešitelské skupiny v požadavku a až potom ostatní.

Zjednodušení konfigurace oblastí služeb 2.úrovně v šablonách požadavků

Pokud je v sekci Oblast služby v šabloně požadavku zvolen režim „Omezit na jmenované oblasti“ a zároveň je zvolena pouze oblast služby 1. úrovně, systém po novém automaticky zpřístupní všechny oblasti služby 2. úrovně, které pod ni patří. Uživatel tedy může při tvorbě požadavku ze šablony zvolit jakoukoliv oblast služby 2. úrovně spadající pod úroveň 1. O této novince informuje i modrý text při výběru oblastí služby 2. úrovně v detailu šablony.

Všeobecné funkce

Intuitivnější zobrazení diskuse v pravém panelu

Práce v pravém panelu se s novou verzí zrychlila, především díky šipkám v diskusi. Pokud se uživatel přesune na začátek diskuse, díky šipce dolů vedle pole diskusí se může ihned vrátit na poslední (nejaktuálnější) příspěvek.

Kromě toho se pole s diskusí přizpůsobí. Pokud je k dispozici pouze jeden příspěvek, velikost pole se velikostí přizpůsobí tomuto příspěvku. Znamená to, že pole s diskusemi bude v pravém panelu zabírat méně místa. Čím více bude příspěvků, tím se pole bude zvětšovat, až dosáhne maximální limit, tedy rozsah, který se využíval běžně v předchozích verzích.

Doplnění standardních možností filtrování v datumových polích

V rámci sjednocování ovládání CDESK jsme přidali standardní filtrační možnosti k nativním datumoým polím.

Stačí do rozšířeného filtru uvést pole, například Datum vytvoření a zvolit podmínku z následujících:

• Je
• Od
• Do (včetně)
• Mezi
• Dnes
• Včera
• Za posledních 3 dny
• Poslední týden
• Posledních 24 hodin
• Poslední měsíc
• Aktuální kal. Měsíc
• Předešlý kal. Měsíc
• Tento rok

Zobrazení prvních výsledků v centrálním vyhledávání bez seskupování, podle data poslední změny

Po prvotním kliknutí do centrálního vyhledávání se zobrazí seznam objektů, které uživatel naposledy upravoval. Jejich pořadí je určeno podle data poslední úpravy, takže nejaktuálnější objekty se zobrazí nahoře. Do předešlé verze byly objekty seřazeny podle modulů, což mohlo komplikovat práci a vyhledávání.

Možnost libovolně přesouvat dlaždice v nastavení katalogu požadavků, včetně změny úrovně

S verzí 3.2.8 jsme přinesli možnost změny úrovně ve stromu katalogu dlaždic. V předchozích verzích totiž bylo možné pouze měnit pořadí dlaždic v jedné úrovni.

Dnes je možné manipulovat s dlaždicemi i mimo úroveň. Znamená to, že můžete podřízenou dlaždici zařadit k jakékoliv položce libovolné úrovně. Pomocí funkce Drag and Drop můžete táhnutím zařadit dlaždici pod jinou dlaždici a celou větev.

Pozor: Přesunutím dlaždice se přesunou i všechny na ni navázané dlaždice.

Možnost vytvářet a upravovat společnosti v pravém panelu

Pravý panel jako nový globální, rychlejší a modernější  funkční prvek, dostává nové funkce s každou verzí. Aktuálně jsme přidali nové možnosti k společnostem.

 Přidávání a editace společností: Vedle pole Společnost v pravém panelu přibyly 2 tlačítka. Jedno slouží na vytvoření nové společnosti. Stisknutím se zobrazí formulář. Po jeho uložení se společnost zařadí do Adresáře a automaticky se přidá k zvolenému objektu. Druhé tlačítko slouží na editaci již přiřazené společnosti.

TIP: Zatím se pravý panel zapíná přes tři tečky v kroužkuve sloupci Název požadavku. Pracujeme na novém způsobu jeho zapínání a přineseme ho v některé z dalších verzí.

Zjednodušení při zadávání hodnot v jednoduchém filtru

Jedním z cílů vývoje je přinášet drobná zjednodušení na situace, které jsou v CDESK „otravné“. Jedna z nich byla při použití jednoduchého filtru, kdy se kurzor automaticky nenastavil do textového pole filtru, pokud šlo o textové vyhledávání. To je doplněno a například při výběru filtru Název požadavku můžete hned začít psát, bez potřeby dalšího klikání do pole.

Při jednoduchém filtru byla v rámci některých sloupců také přidána možnost používat volný text. Stačí zadat hledaný výraz či několik písmen a stisknout tlačítko Použít, čímž se hned spustí vyhledávání.

TIP: Vyhledávání pomocí volného textu je dostupné také v mnoha dalších vyhledáváních, pomocí přepínače Přepnout na volný text. Týká se to polí, která jsou prioritně číselník, například Řešitel, Kdo zadal.

Oprava načítání podpisu v bočním panelu

Pokud je nastaven výchozí podpis uživatele, již se automaticky vloží do příspěvku diskuze zadané přes pravý boční panel.

Přidána možnost „je/není“ pro vybrané sloupce v modulech Společnost, Kontakt a Požadavky

Do seznamu ve vybraných modulech jsme přidali nové podmínky vyhledávání. Úpravy jsou následující:

• Modul společnost – přidána možnost „Je/Není“ pro sloupce Společnost/Jméno
• Modul Kontakt – „Je/Není“ pro sloupce Kontakt a Společnost/Jméno
• Modul Požadavky – „Je/Není“ pro sloupec Název požadavku

Kalendář

Zrušení starého kalendáře

Provoz původního modulu Kalendář, který jste znali ze starších verzí jsme definitivně ukončili. Všechny potřebné moduly a vylepšení jsme přesunuli do výrazně rychlejšího, optimalizovaného a jednoduššího Kalendáře, který jsme uvedli ve verzi 3.2.7 a s každou verzí ho zlepšujeme. Pro existující uživatele je přechod na novou verzi zabezpečen automaticky.

Standardizace barev objektů v kalendáři  

S novou verzí jsme přinesli pořádek a přehlednost také v podobě barev. Moduly se řídí dokompletovaným barevným schématem, díky čemuž má každý modul svou barvu a vidíte ji podle zapnutých modulů.

Barevné úpravy se dotýkají také rozdílů jako interní požadavek či obyčejný (stejný princip platí také při plněních).

 Vizuálně jsme také odlišili otevřené a ukončené objekty. Objekty na kterých stále probíhají pracovní úkony jsou vyznačeny sytou barvou na základě barevného schématu. Ukončené objekty jsou naopak bledé a více průhledné, díky čemuž v Kalendáři vyniknou objekty vyžadující pozornost.

Předvolené sdílené filtry pro kalendáře a úprava jejich viditelnosti

Přidali jsme možnost vytvářet společné předvolené filtry a upravovat jejich viditelnost. Nastavení probíhá v Globálních nastaveních, kde můžete vytvářet společné filtry pro konkrétní řešitele a/nebo řešitelské skupiny. Společné filtry je možné nastavovat pro levý a pravý seznam. V levém jde o filtrování uživatelů, v pravém o filtrování stavů objektů.

 Při vytváření filtru také můžete určit, kdo ho bude moci vidět, a to zaškrtnutím checkboxů:

• Zobrazit pro adminy – filtr se zobrazí administrátorům prostředí. Hlavní administrátor vidí filtr vždy.
• Zobrazit pro řešitele a operátory
• Zobrazit pro zákaznické účty

Změna na „OR“ (sjednocení)  v podmínkách pro řešitele v kalendáři

Při hledání objektů v levém panelu kalendáře bylo při vydání kalendáře zvoleno filtrování podle „AND“, což se ukázalo jako nevhodné a bylo změněno na filtrování podle více podmínek současně podle hodnot v

• Uživatelích
• Řešitelích
• Řešitelských skupinách
• Řešitelů ze skupiny – tj. členů řešitelských skupin

Zobrazení Výpůjček v kalendáři

Výpůjčky už jsou součástí Kalendáře. Zobrazují se v pravém panelu mezi ostatními moduly, jejichž zobrazení je možné vypnout a zapnout. Kromě možnosti zobrazování je možné Výpůjčky vytvářet přímo v Kalendáři, přičemž takovou Výpůjčku je možné zrušit či přes kalendář označit, že výpůjčka je ukončena.

Úprava výběru řešitelů

Výběr řešitelů/uživatelů či skupin z levé strany je intuitivnější. Pokud není zvolena hodnota ve filtrech, může uživatel vybrat jakoukoliv kombinaci uživatelů/řešitelů a skupin pomocí checkboxů. Nad seznamem je také možnost označit vše při slově Uživatel.

Zpracování zpráv

Prevence duplicitních příloh v požadavcích ze zpracování zpráv

Při přidávání diskuzí přes e-mail docházelo v minulosti k opakovanému vkládání stejných příloh (formátu .jpg, .png a jiné), například ikon z e-mailových podpisů. V nové verzi 3.2.8 se automaticky odfiltrují duplicitní přílohy při zpracování diskuzí přes zpracování zpráv, aby se stejné obrázky nevkládaly opakovaně.

Pokud však uživatel přidá stejnou přílohu manuálně přes portál, systém ji ponechá – nebude filtrována.

WhatsApp

Vlastní (CDESK) šablony do WhatsApp k zjednodušení a automatizaci komunikace

Úvodem této funkcionality připomeneme, že ve službě WhatsApp Business můžete odesílat nové zprávy buď v rámci 24hodin od první zprávy od protistrany (v rámci tzv. konverzace) nebo  odešlete zprávu pomocí WhatsApp placené šablony.

Aktuálně přibyly do WhatsApp chatů vlastní šablony, které urychlují komunikaci a automatizují  potvrzení přijetí.  

Správu vlastních šablon začněte přidělením oprávnění v nastavení uživatele (resp. skupině uživatelů), kteří budou šablony přidělovat. Šablony vytvárejte a  editujte v záložce Šablony chatů v menu „Omnichannel“. Jsou rozdělené na soukromé i globální, jsou připravené filtry.  

Použití šablon je přes ikonu otevřené knihy  při psaní nového příspěvku. Znění šablony se vloží na místo kurzoru.

Uvítací zpráva přes vlastní šablonu a konverzace zůstává označená jako bez odpovědi

WhatsApp Business umožňuje nastavení automatické odpovědi zákazníkovi, který inicioval konverzaci. Tato zpráva přímo od WhatsApp je však zpoplatněná.

V CDESK Omnichannel přibyly funkcionality si nastavit Uvítací zprávu  z vlastních šablon, která se odešle automaticky zdarma po přijetí „první“ zprávy od klienta.

Také bylo nutné ošetřit, aby taková odpověď se považovala jako zpráva bez odpovědi. Signalizuje to i symbol . Operátor je tak upozorněn i na konverzace, které vyžadují další interakci.

Zobrazování informace o vypršení platnosti konverzace

Po přijetí první zprávy od klienta do WhatsApp business účtu, který máte připojený v CDESK, se pro operátora spouští 24 hodinová lhůta, během které smí odpsat zákazníkovi pomocí šablony či vlastního textu. Nejnověji jsme přidali pod každou konverzaci časovač, která indikuje zbývající čas ve zmíněné lhůtě. Jakmile čas uplyne, časovač změní barvu na červenou a pro další komunikaci ze strany operátora je nutné poslat zprávu z WhatsApp zpoplatněných  šablon. Na otevření 24hod bezplatné konverzace musíte i tak počkat na  reakci od klienta. Takže pokud potřebujete dále komunikovat, tak formulujte znění šablony tak, aby  se vám klient ozval. Například: Vaše požiadavka se dostala do řešení, ale potřebujeme doplnit informace od vás. Kontaktujte nás odpovědí na tuto zprávu.

Zakázky

Export paušálů

V sekci Reporty > Zakázky  přibyl Report paušálů. Zde je možné zvolit zakázku pro konkrétní společnost, vybrat název reportu a zobrazit ho v náhledu. Pokud není zvolena žádná společnost, zobrazí se všechny aktivní paušály všech zakázek a společností. Report je možné stáhnout ve formátu XLSX.

Součástí reportu je:

• Společnost
• Zakázka (číslo a název)
• Kód zakázky
• Paušál
• Cena paušálu
• Předplacené hodiny
• Sazba po přečerpání
• Měna
• Přenesené z minulosti

Schvalování

Zjednodušení dialogu ve volném schvalování

Volné schvalování je jasná volba pro firmy bez pevné schvalovací struktury. Schvalovatel může být jakýkoliv uživatel ze skupiny APP (Approver).

Formulář volného schvalování navíc prošel několika změnami a je jednodušší pro běžné používání. Více polí a možností ve formuláři je v nastaveních možné vypnout. Volné schvalování je rychlé a bez zbytečných polí.

Popis při vytváření volného schvalování už není povinný a toto pole je v šabloně volného schvalování možné označit jako Vypnuté, Nepovinné nebo Povinné. Pole Vyhodnocení schvalování je také možné nezobrazovat a rovněž přibyla možnost vypnout přidávání příloh ve formuláři.

Název schvalování už není ve formuláři zastoupen jako samostatné pole, ale nachází se uvedený pod titulkem okna (viz. Obrázek níže). Výsledkem je čistý formulář, jehož vyplnění je intuitivní a zabere pár sekund.

Uživatelé a Skupiny

Účet hlavního administrátora je dodatečně posílen před vypnutím či smazáním

Účet hlavního administrátora prostředí má specifické postavení z historických důvodů. Je pevně propojen s funkčností samotného prostředí CDESK. Jeho vypnutí znamená zablokování celého prostředí.  Občas se některým uživatelům podařilo tento účet vypnout a tím se znepřístupnil CDESK pro celou firmu.

Proto byla zapracována ochrana před vypnutím tohoto účtu přímo z prostředí CDESK.  Pokud by bylo potřeba tento účet přece jen vypnout (tj,. i s příslušným CDESK prostředím),  administrátor CDESK serveru přes „root“ prostředí má vypnutí umožněno.