Vylepšení ve fakturaci, nový modul Protokoly, nové funkce k doplňkovým vlastnostem

17. února 2023

Příloha k fakturám s výpisem prací a dopravy

Update 3.1.6 přináší očekávaný grafický výpis plnění a dopravy k faktuře. Výpis může obsahovat záznamy o pracích a dopravě uskutečněných v rámci smlouvy, samostatně placených v hodinové sazbě, za jednotkový poplatek a ve smyslu dalších typů účetních položek. Obsah výpisu si nastavujete v účetní položce. Výpis prací lze stáhnout ve formátu pdf přímo z faktury.

Tlačidlo pre vytvorenie výpisu prác z vystavenej faktúry
Obrázek: Tlačítko pro vytvoření výpisu prací z vystavené faktury
Výpis prác a dopravy
Obrázek: Výpis prací a dopravy

 

V globálních nastaveních faktur (Globální nastavení → Dokumenty → Faktury) také přibylo nastavení umožňující vybrat, které informace se budou zobrazovat ve výpisu plnění na faktuře.

Výber údajov do výpisu plnení k faktúre
Obrázek: Výběr údajů do výpisu plnění k faktuře

Na faktury bez vazby na zakázku lze přidat skladové výdejky

Při vytváření nové faktury bez vazby na zakázku je nyní možné přidat i skladovou výdejku.

Tlačidlo pre pridanie skladovej výdajky a skladovej položky na faktúre bez väzby na zákazku
Obrázek: Tlačítko pro přidání skladové výdejky a skladové položky na faktuře bez vazby na zakázku

 

Přidávání skladových výdejek na faktuře je řízeno novými nastaveními, která byla přidána v Globální nastavení → Dokumenty → Faktury.

Nové nastavenia pre pridávanie skladových výdajok a položiek na faktúrach
Obrázek: Nové nastavení pro přidávání skladových výdejek a položek na fakturách

Při hromadné úpravě požadavků lze měnit i doplňkové vlastnosti

Hromadná editace doplňkových vlastností byla zatím dostupná pouze v konfigurační databázi CMDB. S updatem 3.1.6 byla tato možnost přidána i pro seznam požadavků. Při hromadné úpravě se v prvním kroku nejprve vybírá, které doplňkové vlastnosti se mají upravovat. Tyto doplňkové vlastnosti lze následně upravit ve zvolených požadavcích.

Výber doplnkových vlastností pre hromadnú editáciu
Obrázek: Výběr doplňkových vlastností pro hromadnou editaci
Hromadná editácia doplnkových vlastností v požiadavkách
Obrázek: Hromadná editace doplňkových vlastností v požadavcích

V seznamu položek CMDB lze vyhledávat v doplňkových vlastnostech

Vylepšení spojená s doplňkovými vlastnostmi nebyla provedena pouze v požadavcích, ale také v konfigurační databázi CMDB. Vyhledávání ve sloupcích, které vznikly z doplňkových vlastností bylo dosud možné pouze prostřednictvím rozšířeného filtru. S posledním updatem přibyla funkce umožňující vyhledávání v doplňkových vlastnostech zadáním výrazu přímo do pole pro vyhledávání. Aby vyhledání položek s využitím pole pro vyhledávání nebylo zpomaleno v prostředí, které obsahuje velké množství položek, tak tuto funkci lze zapnout / vypnout v globálních nastavení konfigurační databáze CMDB.

Možnosť pre zapnutie / vypnutie funkcie pre vyhľadávanie v doplnkových vlastnostiach
Obrázek: Možnost pro zapnutí / vypnutí funkce pro vyhledávání v doplňkových vlastnostech

Nový seznam účetních položek

Po otevření konkrétní zakázky lze zobrazit účetní položky navázané pouze na danou zakázku. Až dosud v CDESKu neexistovalo zobrazení centrální evidence, kde by byly souhrnně vypsány účetní položky ze všech zakázek. Takovou evidenci nabízí nově přidaný modul Účetní položky, který se v menu nachází pod modulem Zakázky.

Zoznam všetkých účtovných položiek zobrazený v moduly Účtovné položky
Obrázek: Seznam všech účetních položek zobrazený v moduly Účetní položky

 

Přístup k jednotlivým položkám je usnadněn díky možnostem filtrování a vyhledávání. Po kliknutí na konkrétní záznam, se zobrazí modální okno s detailem účetní položky.

Detail účtovnej položky zobrazený cez modul Účtovné položky
Obrázek: Detail účetní položky zobrazený přes modul Účetní položky

Protokoly – nová položka v menu, ktorá slúži na evidenciu odovzdania a prebratia ukončenej zákazky

Modul Zakázky umožňuje evidenci zakázek, naplánování její realizace, rozdělení úkolů a množství dalších úkonů spojených s prací na zakázkách. S updatem 3.1.6 byly možnosti práce se zakázkami rozšířeny o další funkci. Pomocí nově přidaného modulu Protokoly lze evidovat předání a převzetí ukončené zakázky.

Formulár protokolu
Obrázek: Formulář protokolu

 

Modul Protokoly se v menu nachází pod modulem Dokumenty. Kromě evidence protokolů poskytuje i přehledný seznam již vystavených protokolů. Seznam poskytuje všechny standardní funkce seznamem v CDESKu, jako je filtrace a vyhledávání.

Zoznam vystavených protokolov v moduly Protokoly
Obrázek: Seznam vystavených protokolů v modulu Protokoly

 

Modul Protokoly lze zapnout v globálních nastaveních Dokumentů.

Zapnutie modulu Protokoly v globálnych nastaveniach
Obrázek: Zapnutí modulu Protokoly v globálních nastaveních

V úkolech přibyla možnost definice druhé úrovně typu

Update 3.1.6 přinesl novou funkci i pro modul úlohy, kde je nyní možné ke každému typu úloh definovat i druhou úroveň typů. To umožní lepší a podrobnější třídění a vyhledávání jednotlivých úkolů, jelikož druhou úroveň typu lze vybrat jako podmínku v pokročilém filtru. Druhá úroveň je také zahrnuta do exportu úkolů.

Výber druhej úrovne typu vo formulári úlohy
Obrázek: Výběr druhé úrovně typu ve formuláři úlohy

 

Stejně jako typy úloh, i k nim příslušející druhé úrovně se definují v globálních nastaveních úloh. Také lze nastavit, zda výběr druhé úrovně typu úloh bude povinný, nepovinný nebo zcela vypnutý.

Konfigurácia druhého typu úloh v globálnych nastaveniach
Obrázek: Konfigurace druhého typu úloh v globálních nastaveních
Přečtěte si více i k dalším novinkám verze 3.1.6

Úvodní přehled

Nastavení úvodního přehledu pro nové účty se aplikuje i v případě, že účet byl vytvořen klonováním

V globálních nastaveních Úvodního přehledu lze nastavit widgety pro operátory a řešitele a pro ostatní typy účtů. Tato nastavení se nyní aplikují i na účty vytvořené klonováním.

Adresář

Nastavení loga ve Společnosti pro faktury

Logo pro faktury se dosud nastavovalo v globálních nastaveních a bylo jednotné pro všechny faktury, i když byly vystaveny přes různé účetní jednotky. Logo pro faktury se již nastavuje přímo ve společnosti. Mezi účetní jednotkou a společností v adresáři je propojení a tím se dostane logo z nastavení společnosti na fakturu vystavenou přes účetní jednotku.

Nastavenie loga pre účtovnú jednotku
Obrázek: Nastavení loga pro účetní jednotku

Požadavky

Pokud v požadavku nejsou dostupné žádné konfigurační položky, nezobrazí se tlačítko pro jejich výběr ani záložka Položky z CMDB

Ve starších verzích, pokud uživatel nemohl vybrat žádnou položku z konfigurační databáze, tak na požadavku se zobrazovalo hlášení oznamující, že nejsou dostupné žádné položky pro přiřazení. Stejné hlášení se zobrazovalo i na záložce Položky z CMDB. To bylo změněno a nyní se možnost výběru položek nezobrazuje, pokud uživatel k nim nemá přístup.

Možnost výběru konfigurační položky se nezobrazuje za předpokladu:

  • Uživatel nemá oprávnění k vytváření konfiguračních položek.
  • V globálních nastaveních není povolen výběr položek z hlavních skupin, pod kterými má zákazník registrované konfigurační položky.
  • Požadavek je vytvářen přes šablonu, na které je zakázán výběr položek.
  • Požadavek je vytvářen na společnost, která nemá žádné položky z hlavních skupin, které jsou povoleny v globálních nastaveních nebo na šabloně požadavky.

Pokud je splněn některý z těchto předpokladů, tak se nezobrazuje ani záložka Položky z CMDB.

 

Formulár požiadavky, ktorý neobsahuje možnosť výberu konfiguračných položiek
Obrázek: Formulář požadavku, který neobsahuje možnost výběru konfiguračních položek
Položku do konfigurační databáze (CMDB) lze vytvořit i z konceptu požadavku

Upravena byla i funkcionalita v případě, že uživatel má oprávnění k vytváření nových konfiguračních položek a vytváří požadavek na společnost, která nemá žádnou položku z povolených Hlavních skupin. V takovém případě se nezobrazí hláška o nemožnosti výběru položky, ale tlačítko pro přidání nové položky.

Tlačidlo na pridanie konfiguračnej položky z draftu požiadavky
Obrázek: Tlačítko pro přidání konfigurační položky z konceptu požadavku
Nové oprávnění pro přístup k poli přílohy v požadavcích a v pracovních příkazech

V oprávněních pro požadavky a také pro pracovní příkazy bylo přidáno nové oprávnění určující přístup k poli pro přidávání příloh. Toto oprávnění je ve výchozím nastavení zapnuto pro všechny typy účtů. V případě jeho vypnutí se ve formuláři požadavku / pracovního příkazu nebude zobrazovat pole pro přidávání příloh a ani přidané přílohy. Nadále se ale budou zobrazovat přílohy přidané přes diskusi nebo Ext-mail.

Nové oprávnenie určujúce prístup k poľu na pridávanie príloh
Obrázek: Nové oprávnění určující přístup k poli pro přidávání příloh
Přidání oprávnění pro editaci pole řešitel

S posledním updatem byly také rozšířeny možnosti nastavení oprávnění pro pole Řešitel v požadavku. Doplněno bylo oprávnění k editaci tohoto pole.

Oprávnenia pre editáciu poľa riešiteľ
Obrázek: Oprávnění pro editaci pole řešitel
Datumová pole v jednoduchém filtru lze nastavovat také výběrem data přes ikonu kalendáře

V předchozích verzích CDESKu se datová pole v jednoduchém filtru vyplňovala pouze manuálním vepsáním data. Odteď lze datum nastavit také kliknutím na ikonu kalendáře, čímž se zobrazí kalendář, ve kterém je možné vybrat datum. Taková komponenta se využívá všude v CDESKu, kde je potřeba nastavovat datum.

Výber dátumu v jednoduchom filtri prostredníctvom ikony kalendára
Obrázek: Výběr data v jednoduchém filtru prostřednictvím ikony kalendáře
Kopírování pravidelných požadavků

V praxi může nastat situace, kdy je třeba vytvořit pravidelný požadavek, který má mít podobné parametry jako již vytvořený pravidelný požadavek. Aby byl tento proces co nejrychlejší, s posledním updatem byla přidána možnost kopírovat pravidelné požadavky. Z původního předpisu pravidelného požadavku se zkopíruje vše, včetně doplňkových vlastností a podmínek generování.

Tlačidlo pre vytvorenie kópie pravidelnej požiadavky
Obrázek: Tlačítko pro vytvoření kopie pravidelného požadavku
Filtrování seznamu požadavků podle názvu příloh

V pokročilém filtru v seznamu požadavků byla přidána nová možnost filtrace podle názvu příloh. Při filtraci podle příloh se používají následující komparátory:

  • Obsahuje – při výběru této možnosti se zobrazí pole pro zadání textu. Následně se zobrazí požadavky s přílohami, jejichž název obsahuje zadanou frázi.
  • Je vyplněno – zobrazí se všechny požadavky s přílohami.
  • Není vyplněno – zobrazí se pouze požadavky bez přidané přílohy.

 

Filtrovanie zoznamu požiadaviek podľa príloh
Obrázek: Filtrování seznamu požadavků podle příloh
V ext-mailu lze vložit podpis stejným způsobem jako při diskusi

V předchozích verzích CDESKu se podpis uživatele aplikoval pouze pro příspěvky v diskusi. S posledním updatem byla funkcionalita podpisu dopracována i pro příspěvky odesílané přes záložku Ext-mail.

Pridanie podpisu na príspevok v Ext-mail
Obrázek: Přidání podpisu na příspěvek v Ext-mail
Doplnění všech řešitelů do nabízených adres v novém příspěvku ext-mailu

S posledním updatem byl také vyřešen nedostatek, kdy při odesílání zpráv přes Ext-mail nebyli dostupní všichni řešitelé.

Při rychlém ukončení požadavku se přihlášený uživatel nenastaví jako řešitel, pokud již má požadavek přiřazeného řešitele

Poslední update řeší i problém se změnou řešitele při rychlém ukončení požadavku. Pokud požadavek má nastaveného řešitele, při rychlém ukončení se tento řešitel nezmění na aktuálně přihlášeného uživatele. Tímto způsobem se řešitel nastaví pouze v případě, že ukončovaný požadavek neměl nastaveného řešitele.

Zakázky

Nové sloupce ze zakázek do seznamu požadavků a seznamu plnění – název a kód a zakázky

Do seznamu požadavků a plnění byly přidány sloupce s informacemi o zakázkách – Název zakázky a Kód zakázky. Tyto sloupce lze také zahrnout do XLS exportu a nacházejí se i v pokročilém filtru.

Stĺpce s údajmi o zákazkách v zozname požiadaviek
Obrázek: Sloupce s údaji o zakázkách v seznamu požadavků
Volitelné pořadí účetních položek na zakázce

V seznamu účetních položek na zakázce přibyla možnost měnit jejich pořadí. Změna pořadí se provádí jednoduchým způsobem Drag&Drop. Na základě tohoto pořadí budou seřazeny účetní položky ve faktuře a ve výpisu plnění.

Ikona pre zmenu poradia účtovných položiek na zákazke
Obrázek: Ikona pro změnu pořadí účetních položek na zakázce
Další způsob zpřístupnění zakázky, jmenováním uživatelů na záložce Viditelnost

V zakázkách přibyla nová záložka Viditelnost, kde je možné vybírat skupiny a konkrétní uživatele ze skupin, kterým se dodatečně zpřístupní zakázka. Tímto způsobem lze zakázku zpřístupnit uživatelům bez oprávnění přístupu k cizím zakázkám. Nicméně uživatel bude mít danou zakázku přístupnou, jen za předpokladu, že má viditelnost uvedené společnosti.

Nová záložka Viditeľnosť vo formulári zákazky
Obrázek: Nová záložka Viditelnost ve formuláři zakázky

Fakturace

Samostatné číselné řady faktur dle účetních jednotek

Na faktury lze vybrat pouze dodavatele (společnosti) s přiřazenou účetní jednotkou. Každý dodavatel má své účetnictví, proto byla zavedena změna, že číslování faktur bude probíhat samostatně pro každou účetní jednotku. To znamená, že číslování faktur u Dodavatele A bude probíhat nezávisle na čísle na faktuře Dodavatele B.

Účetní jednotky

CDESK již má Interní peněžní měnu, která je aktuálně implementována ve fakturách a objednávkách

Na účetní jednotce, v Globální nastavení → Účtování lze definovat interní peněžní měnu. Tento údaj slouží k přepočtu cizí peněžní měny dokladu na peněžní měnu používanou účetní jednotkou. Například vaše účetní jednotka účtuje v eurech a faktura bude vystavena v amerických dolarech, tak ve formuláři objednávky v seznamu objednávek bude zobrazena i částka v interní měně, tj. v eurech. V objednávkách se přepočet uskutečňuje podle data vystavení objednávky a ve fakturách podle data dodání.

Interná peňažná mena zobrazená v objednávke
Obrázok: Interní peněžní měna zobrazená v objednávce
Kurzovní lístek pro výpočet interní částky v dokladech

Výpočet interní peněžní měny je realizován nově implementovaným kurzovním lístkem. Ten se v CDESKu nachází v části Archiv → Kurzovní lístek a přístup k němu je řízen zvláštním oprávněním. Údaje do kurzovního lístku se automatizovaně načítají každý den z rozhraní ECB.

V kurzovním lístku se zobrazují kurzy pro každý den ve vybraném měsíci. Do rozhraní byla přidána pomocná kurzová kalkulačka.

Výpis kurzu a kurzová kalkulačka v kurzovom lístku
Obrázek: Výpis kurzu a kurzová kalkulačka v kurzovním lístku

Dokumenty

Přepracovaný seznam Objednávek s možností výběru sloupců a řazení

Update 3.1.6 přinesl několik vylepšení v seznamu objednávek. Zobrazení sloupců se od nynějška spravuje standardním způsobem prostřednictvím ikony ozubeného kolečka.

Také již lze vybrat přímo v seznamu jaký typ objednávky se bude přidávat. Tlačítko Přidat bylo nahrazeno dvojicí tlačítek Přijmout objednávku a Vystavit objednávku.

Nastavenie zobrazenia stĺpcov v zozname objednávok
Obrázek: Nastavení zobrazení sloupců v seznamu objednávek
Tlačidlá pre prijatie a vystavenie objednávky
Obrázek: Tlačítka pro přijetí a vystavení objednávky

Plnění

Seznam plnění lze filtrovat podle typu společností

V pokročilém filtru v seznamu plnění přibyla možnost filtrace podle typu společností. Pokud je plnění navázáno na požadavek, zakázku, pracovní příkaz nebo úkol, při filtraci se zohledňuje společnost, která je vyplněna na těchto navázaných záznamech.

Filtrácia plnení podľa typu spoločností
Obrázok: Filtrace plnění podle typu společností

Zpracování zpráv

Při automatickém zpracování zprávy jako koncept byla přidána možnost výběru vlastníka konceptu

Při definici pravidla, které při zpracování přijaté zprávy automaticky vytvoří požadavek, lze nastavit, aby se vytvořil pouze koncept požadavku. S posledním updatem přibyla možnost definovat vlastníka tohoto konceptu. Následně při automatickém zpracování přijaté zprávy se vlastník konceptu zobrazí také v seznamu zpráv ke zpracování.

Definícia vlastníka draftu v pravidle na automatické spracovanie správy
Obrázek: Definice vlastníka konceptu v pravidle pro automatické zpracování zprávy
Vlastník draftu zobrazený v zozname správ na spracovanie
Obrázek: Vlastník konceptu zobrazený v seznamu zpráv ke zpracování
Pokud jsou ze dvou odlišných adres do CDESKu odeslány dvě totožné zprávy, CDESK je nevyhodnotí jako duplicitu, ale budou moci být zpracovány zvlášť

V předchozích verzích se vyskytovala chyba, kdy totožná zpráva odeslaná ze dvou odlišných adres byla při zpracování přiřazena prvnímu odesílateli. Ve verzi 3.1.6 CDESK již rozezná, že se jedná o dvě zprávy zaslané na dvě různé adresy. Proto budou při zpracování rozděleny pod tyto adresy. Totožné zprávy odesílané z odlišných adres nebudou vyhodnocovány jako duplicita a budou moci být zpracovány samostatně.

Vyhodnocení jako duplicita zůstává v případech, kdy jsou totožné zprávy odesílány ze stejné adresy. V takovém případě je zpracována pouze jedna zpráva.

Obecné funkce

Drag&Drop stažení příloh

Stáhnout přílohu bylo dosud možné pouze prostřednictvím tlačítka Stáhnout, které se nachází v kontextovém menu u dané přílohy. Update 3.1.6 přináší novou možnost stažení přílohy pomocí Drag&Drop. Čili přílohu lze stáhnout tím, že se z CDESKu, který je zobrazen ve webovém prohlížeči pomocí myši jednoduše přesune do složky v počítači.

Drag&Drop stiahnutie príloh
Obrázek: Drag&Drop stažení příloh