Vylepšený management objednávek, nová struktura CMDB, vizuální reporty a e-mailové schvalování přes klíčová slova

Evidence majetku

V následujícím textu jsou vypsány nové funkcionality, které zestručňují proces evidence majetku od nákupní objednávky, naskladnění, převodu do databáze evidence majetku, elektronického podepsání předávacího protokolu až po vyřazení.

Začátek evidence majetku od nákupních Objednávek s informováním stavu jejich plnění

Pokud váš proces začíná nákupní objednávkou, pak oceníte doplnění skladových dokladů k objednávkám a sledování důležitých termínů.

Spárované skladové doklady v objednávce

V detailu objednávky přibyla záložka, která slouží k evidenci propojení objednávek a skladových dokladů na prostředí. Také se v této záložce zobrazují přílohy z propojených skladových dokladů.

Sledování data reálného dodání v objednávce

Datum reálného dodání objednávky se automaticky vyplní při naskladnění všech objednaných položek, a nelze jej vyplnit manuálně. Naskladnění probíhá v momentě vytvoření skladové příjemky objednatele s položkami z objednávky. Systém může po vyplnění tohoto pole odeslat notifikaci o úspěšném dodání objednávky kompetentnímu řešiteli (volitelné).

Průběh dodání objednávky lze zkontrolovat v záložce “Dodání objednávky”. Záložka obsahuje vizuální indikátor, tzv. progress bar, který zobrazuje dodání objednávky v procentech. Kromě toho zde naleznete také seznam objednaných a dodaných položek. Procento doručení objednávky jsme zařadili také jako samostatný sloupec do seznamu objednávek. Lze podle něj filtrovat či .

Datum reálného dodání je důležité hlavně v souvislosti s Očekávaným datem dodání, které při tvorbě objednávky zapisujete manuálně. O překročení očekávaného data dodání můžete být informováni notifikací (více o notifikacích v novince níže).

Reference na objednávku ve skladových dokladech

Do skladových dokladů přibylo pole Objednávka, které slouží k vazbě příjemky/výdejky se stávající objednávkou v prostředí. Při propojování dokladu s objednávkou může uživatel jedním tlačítkem otevřít náhled objednávky v menším okně.

Součástí formuláře objednávky je také pole pro přidávání příloh.

Propojení mezi objednávkou a skladovým dokladem je možné potvrdit i v detailu objednávky, v záložce Spárované skladové doklady.

Přidány notifikace o (ne)dodání objednávky

Přidali jsme nové notifikace k objednávkám. Kromě notifikace o úspěšném dodání objednávky (na základě vyplněného pole Datum reálného dodání) v CDESK, můžete nastavit notifikace i v případě, že objednávka přesáhla datum Očekávaného dodání objednávky.

Nastavení příjemců notifikace probíhá standardně v Globálních nastaveních → Notifikace → Objednávky.

Sladění stavů položek v Evidenci majetku se stavy v konfigurační databázi

Úvodem je vhodné vysvětlit, že položka v rámci Evidence majetku je stále součástí konfigurační databáze (CMDB). Tím se usnadňuje udržování konfigurační databáze, protože budete pracovat s položkami aktivněji.

Když typ položky v CMDB přidáváte do Evidence majetku (přepínačem v detailu typu položky) systém umožní přepsat stavy CMDB do Evidence majetku a vypnout je pro zvolený typ v Konfigurační databázi. Tím můžete používat stejný seznam stavů v CMDB a Evidencí majetku.

Stavy se změní následovně:

Na skladě → Čekající na přiřazení

Aktivní → V používání bez přiřazení

Nepoužívané → Čekající na přiřazení

Stavy lze následně upravit podle vašich potřeb.

* Neaktivní a Vyřazené položky zůstanou beze změny

Do položky Evidence majetku se vkládají předávací protokoly

Pokud se položka z Evidence majetku nachází na některém předávacím protokolu, naleznete v jejím detailu tabulku všech protokolů s danou položkou.

Zároveň jsme přinesli i možnost vyhledávání podle Položky v seznamu protokolů o předávání.

Konfigurační databáze (CMDB)

Nová víceúrovňová struktura v Seznamu položek

Reorganizovali jsme původní strukturu konfigurační databáze a výrazně zjednodušili její používání. Největší změnou je skutečnost, že typy položek existují samostatně, bez hlavních skupin, a stávají se nositelem nastavení položek, například seznam aktivovaných systémových polí či přidaná uživatelská pole.

Z hlavního menu jsme odstranili CMDB → Hlavní skupiny, Typy položek. Byly nahrazeny stromovou strukturou skupin v Seznamu položek, kde na konci každé větve je typ položky. Přidávání a editace skupin/typů probíhá přímo ve stromové struktuře nebo tlačítky nad ní.

Úpravu hierarchie skupin a umístění typů ve stromové struktuře můžete realizovat pomocí drag and drop.

Přidání atributů kybernetické bezpečnosti ke konfiguračním položkám (Důvěrnost, Integrita, Dostupnost, Kritičnost, Citlivost, Bezpečnostní hodnocení)

S ohledem na zákonná kritéria pro vybrané subjekty jsme učinili další krok k řízení aktiv, majetku a služeb ve smyslu kybernetické bezpečnosti.

V nastaveních CMDB lze zapnout jeden nebo více bezpečnostních atributů:

• Důvěrnost – přísně regulovaný přístup k datům a systémům pouze pro oprávněné osoby
• Integrita – úplná a nezměněná data
• Dostupnost – systémy a data k dispozici, když jsou zapotřebí
• Kritičnost – význam položky pro chod organizace
• Citlivost – míra rizika spojená se zpracováním nebo ztrátou dané položky
• Bezpečnostní hodnocení – celkové zhodnocení bezpečnostního stavu položky na základě zavedených opatření

atributy mají předdefinované stupně hodnot, jako například „vysoká, střední, nízká, nevztahuje se“, a po zapnutí je přiřazen ke každé konfigurační položce. Podle těchto polí lze vyhledávat, mají k dispozici vlastní sloupce v seznamu položek a mohou být součástí importu/exportu položek.

Přidání atributů Business Continuity Management (RPO, RTO)

Pro typy položek v kategorii Služby jsme do CMDB přidali možnost určení RPO (Recovery Point Objective) a RTO (Recovery Time Objective).

• RPO – určuje, jak daleko do minulosti musí být možné obnovit data, aby byl dopad na chod organizace přijatelný.
• RTO – stanoví, jak rychle musí být provoz obnoven, aby se minimalizovaly následky na chod organizace.

Funkci aktivujete společným přepínačem v detailu typu položky.

Na položkách tohoto typu se v nové sekci Business Continuity Management zpřístupní volby termínů, podobně jako v případě termínů SLA. Pro RPO i RTO můžete zvolit časový údaj v minutách, hodinách nebo dnech.

V případě propojení položek s dopadem a přenosem atributů RPO/RTO, zobrazí se tyto hodnoty i v položce s dopadem, bez možnosti editace nebo úpravy.

Nové vazby mezi položkami s evidencí dopadu a propagace atributů v inverzním směru

Typy propojení mezi položkami jsme rozšířili o nastavení dopadu a přenosu bezpečnostních atributů. V nastavení typu propojení můžete zvolit možnost:

Dopad – určuje dopad jedné položky na jiné. Jedná se o základní podmínku pro přenos bezpečnostních atributů a propagaci RPO/RTO.

Přenos bezpečnostních atributů – možnost přenášet bezpečnostní atributy z položky na jinou položku ve směru propojení. Bezpečnostní atributy jsou Důvěrnost, Integrita, Dostupnost, Kritičnost, Citlivost, Bezpečnostní hodnocení. Tato funkce je možná pouze pokud je pro typ propojení zvolena možnost “dopad”.

Propagace RPO/RTO – Přenos intervalu RPO a RTO. Tyto hodnoty se přenášejí v protisměru dopadu a jsou nastavitelné jen pro typ položky kategorie Služba.

Vizualizace vazeb mezi položkami

Do CMDB přibývá nová komponenta, která umožňuje zobrazení mezi konfiguračními položkami formou interaktivního grafu.

Graf zobrazuje strukturu na základě nastavení typů propojení. Cílem je usnadnit identifikaci, které služby, provozy, zařízení a uživatelé jsou danou položkou ovlivněny nebo které položky mají vzájemný dopad na provoz.

Tyto odkazy jsou dostupné v detailu každé konfigurační položky.

Přidány notifikace – Změna stavu, Změna vlastníka a další stavy

Zpřístupnili jsme nové notifikace pro Konfigurační databázi. Nastavit si tak můžete notifikace při:

• Změně stavu
• Změně vlastníka
• Změně administrativního řešitele
• Změně technického řešitele
• Změně klíčového uživatele
• Změně IT manažera služby
• Změně správce

Konfigurace probíhá v Globálních nastaveních → Notifikace → Pravidla odesílání.

Hromadné odstranění záznamů

V Seznamu položek přibyla možnost označit více konfiguračních položek najednou (bez ohledu na jejich typ) a hromadně je odstranit. Tlačítko pro odstranění se nachází v hlavičce sloupce pro označování.

Odstraněné položky se přesunou do Archivu, odkud je lze kdykoli obnovit. Zatím se z archivu položky neodstraňují, v budoucnu může k takovému čištění archivu dojít.

CSV export konfiguračních položek (CI)

Seznam položek lze exportovat i ve formátu CSV.

Nová role – Správce konfigurační položky

Správce konfigurační položky má k dané položce přístup a může editovat její základní údaje, bez ohledu na nastavení oprávnění na prostředí. V nastavení typu položky určíte, zda je pole Správce položky povinné, volitelné nebo nepovinné.

Správce položky může být zákaznický účet přiřazen ke společnosti, pod kterou položka patří. Z řešitelů může být jako správce přiřazen kdokoli, kdo má oprávnění k dané společnosti.

Přejmenování typu položky Katalog provozních služeb na Služby

Kategorie „Katalog provozovaných služeb“ byla přejmenována na „Služby“. Nový název je kratší, přehlednější a lépe vystihuje obsah kategorie, která může zahrnovat i neaktivní nebo plánované služby. Změna nemá vliv na funkcionalitu ani na uživatelské prostředí.

Reporting

Dashboardy pro Požadavky a Projektové zakázky – Tvorba interních vizuálních reportů

V Požadavcích a Projektových zakázkách přibyly dashboardy, ve kterých můžete vytvářet vlastní specializované grafy. Zvolte si typ grafu a definujte vstupní data, která se mají v grafu zobrazit. Zvolit si můžete z těchto typů grafu:

• Sloupcový – nutné určit údaje pro osy X a Y, jakož i způsob agregace dat
• Čárový – potřeba určit údaje pro osy X a Y, jakož i způsob agregace dat
• Koláčový – volí se kategorie, měřený údaj (metrika) a způsob agregace dat
• Prstencový – volí se kategorie, měřený údaj (metrika) a způsob agregace dat

Rozhraní pro tvorbu grafu v dashboardu obsahuje pole pro vložení údajů. Ty se liší podle typu grafu. Zvolit si můžete libovolnou kombinaci, je však třeba zamyslet se nad tím, zda se jedná o smysluplnou kombinaci vzhledem ke stylu grafu.

Příklad: Pokud v ose X zvolím hodnotu Řešitel a v ose Y zvolím hodnotu Datum vytvoření, sloupcový diagram zobrazí sice správné údaje, ale graf nebude smysluplný. Osa Y totiž zobrazuje měřitelné jednotky. Pro označení časového úseku v tomto případě doporučujeme využít filtr Datum vytvoření.

Dostupné jsou také různé možnosti, které pomáhají se specifickými požadavky při tvorbě grafu.

V příkladu níže uvádíme graf, který zobrazuje počet otevřených požadavků na řešitele. Nastavení grafu jsou:

• Typ diagramu:                                                                Sloupcový
• Osa X: Řešitel
• Zobrazit série:                                                 zapnuto
• Zobrazit podkategorie v rámci sloupců: zapnuto
• Osa Y:                                                                               Stav
• Agregace:                                                                                Počet
• Seskupení Datumů: Den
• Filtry: vytvoření (poslední týden),                                                                                                      Stav (otevřeno)

Díky tooltipu na obrázku vidíme, že systém zobrazuje všechny otevřené požadavky našich řešitelů. Díky možnosti Zobrazit podkategorie v rámci sloupců však zobrazuje i ostatní stavy otevřených požadavků, které u těchto řešitelů eviduje.

Důležité je určování způsobu agregace dat. Může se jednat o počet, součet, průměr, maximum, minimum či procento hodnot. Tuto volbu doprovází seskupení dat po dnech, týdnech, měsících, kvartálech a letech. Některé agregační funkce jsou kompatibilní pouze s určitým typem dat.

Výsledný graf můžeme exportovat ve formátu PNG.

Nový PowerBI model

Ukázkový PowerBI model si můžete stáhnout z naší stránky Ke stažení. Použití modelu je popsáno na naší stránce v Dokumentaci.

Požadavky

Nový widget Katalogu požadavků v Úvodním přehledu

Zobrazení Katalogu požadavků v úvodním přehledu jsme vylepšili o seznam oblíbených a často vyhledávaných dlaždic. Dostupná je i možnost vyhledávání dlaždic podle tagů a klíčových slov, jakož i volba prostředí (společnosti). Uživatelé se umí rychleji zorientovat v Katalogu požadavků, což urychluje podávání tiketů.

Tento widget je první krok ke zlepšení Katalogu požadavků. V následující verzi bude aktualizován i samotný Katalog požadavků.

Hyperlink v dlaždici – přesměrování na externí odkaz

Firmy běžně používají vedle CDESK i další software. Pro zjednodušení přístupu k nim jsme katalog požadavků přizpůsobili, aby mohl sloužit jako rychlý most k externím systémům.

Přidali jsme možnost vytvořit šablonu požadavků typu Hyperlink. Tato šablona nefunguje jako klasický formulář pro zadání požadavku – místo toho slouží jako odkaz, který uživatele při kliknutí přesměruje na externí stránku.

Vytvoření je jednoduché – stačí zvolit v nastavení šablony (Požadavky → Šablony požadavků) název šablony a hyperlink – URL adresu. Následně určíte, zda se odkaz otevře v nové nebo aktuální záložce prohlížeče.

Možnost nastavit workflow pro stavy požadavků v šabloně

V nastavení šablony lze nastavit z jakého a do jakého stavu bude možné přecházet ve vytvořeném požadavku. Znamená to, že požadavek vytvořený ze šablony začíná v nějakém definovaném stavu, následně se uživateli nabízejí pouze povolené stavy, do kterých může požadavek přejít.

Cílem je usměrnit práci s požadavkem tak, aby výsledná práce byla v souladu s vašimi procesy.

Přidávání tagů do šablon požadavků

Do formuláře šablony požadavku bylo přidáno nové pole Tagy. Pole se nachází pod polem Poznámka a umožňuje výběr více tagů, které jsou přiřazeny výhradně k modulu Požadavky. Tagy z jiných modulů (např. Projekty, Úkoly) se v tomto poli nezobrazují.

Při vytváření nebo úpravě šablony lze vybrat jeden nebo více tagů. Po následném vytvoření požadavku z takové šablony se vybrané tagy automaticky předvyplní v novém požadavku.

Zároveň bylo rozšířeno i filtrování šablon požadavků ve widgetu Požadavky, kde lze nyní šablony filtrovat podle přiřazených tagů.

Určení klíčových slov pro snazší vyhledávání šablon požadavků

Do šablony požadavku přibylo nové pole Klíčová slova pro vyhledávání, která umožňuje snadněji najít dlaždici podle libovolné kombinace zadaných slov. Klíčová slova se zadávají ve formě multiselect pole podobného tagům, avšak neukládají se jako tagy a nepodléhají oprávněním ani znovupoužití v jiných šablonách.

Podle klíčového slova lze vyhledávat také v seznamu šablon požadavků.

Rozdělení konfiguračních položek a služeb do samostatných sloupců (seznam požadavků + export)

Z praktického hlediska, podle pokynů manažerů kybernetické bezpečnosti je lepší v CMDB mít prezentované služby a konfigurační položky odděleně.

Proto je již v rámci požadavku možné přidat samostatně konfigurační položku a samostatně službu. V seznamu požadavků přibyly samostatné sloupce pro konfigurační položku typu CI a pro položku typu Služba, s možností filtrování a exportování.

Součástí exportu seznamu požadavků (CSV/XLSX) jsou i odkazy na přílohy

Při exportování seznamu požadavků může být součástí výstupu i sloupec Přílohy. Příloha je uvedena pouze jako text, nefunguje jako přímý .

Možnost zapnout či vypnout “Termín splnění od” na každé šabloně zvlášť

Pole “Termín splnění od” bude možné konfigurovat přímo na úrovni šablony, nejen globálně. Doposud se při globálním nastavení pole zobrazovalo i v šablonách, kde byl termín splnění vypnut. Nastavení jsme upravili tak, že se možnost nastavit „Termín splnění od“ nezobrazí, pokud je v šabloně vypnuta možnost vybrat „Termín splnění“.

Při psaní diskuse lze vložit text ze šablony přímo v místě kurzoru

Upravili jsme způsob přidávání šablony diskusního příspěvku do diskuse. Ve vyskakovacím okně při přidávání šablony do diskuse přibylo nové tlačítko Doplnit na místo kurzoru, které vloží text šablony přesně tam, kde se kurzor nachází – i ve středu slova, podobně jako při vložení textu ve Wordu. Pro lepší rozlišení bylo původní tlačítko Doplnit přejmenováno na Doplnit na konec.

Přidán náhledový obsah (preheader) do e-mailových notifikací z diskuze

E-mailové notifikace o diskusních příspěvcích zobrazují obsah zprávy již v náhledu. Cílem je, aby uživatelé mobilních telefonů viděli obsah (či úvod textu) diskusních příspěvků bez nutnosti otevřít notifikaci. Sám se tak může rozhodnout, zda je pro něj zpráva v momentě relevantní, nebo .

V budoucnu bude tato funkce rozšířena i na další typy zpráv.

Rozšířili jsme počet vlastních stavů otevřených požadavků z 10 na 30

Nastavení vlastních stavů probíhá v Globálních nastaveních → Požadavky → Stavy požadavků.

Kalendář

Možnost vytvářet vybrané objekty z označeného časového období

Po vyznačení časového úseku se na konci výběru zobrazí nabídka pro založení Požadavku, Požadavku z katalogu, Plánované práce, Zápůjčka, Pracovní příkaz, Úkol, Plnění nebo Interní plnění.

Nabídka se zobrazuje pouze pro objekty, které jsou v kalendáři povoleny, a dostupné jsou jen ty možnosti, pro které má uživatel oprávnění.

Uživatel s přístupem k položce vidí i související plánované práce

V případě, že je k Plánované práci připojena položka z konfigurační databáze, vidí tuto práci v Kalendáři každý uživatel s oprávněním sledovat danou položku.

Ganttův diagram

Vytváření hierarchie požadavků v Ganttově diagramu pomocí drag and drop

Přidali jsme možnost vytvářet hierarchii požadavků s více úrovněmi vnoření. Požadavky lze podřídit pouhým přesunutím jednoho požadavku na druhý. Po uložení se tato vazba zapamatuje a podřízené požadavky zůstanou vizuálně odsazeny, s možností sbalení nebo rozbalení.

Hierarchie se projevuje také v záložce Související požadavky v daném požadavku, kde jsou přehledně odděleny nadřízené a podřízené položky. Vazby lze upravovat přímo v této záložce – přidat nebo odstranit podle potřeby.

Při vytváření podřízeného požadavku ze stejné šablony může uživatel převzít hodnoty uživatelem definovaných polí z nadřízeného požadavku. Systém umožňuje výběr konkrétních polí, jejich předvyplnění a následnou úpravu před uložením.

Součástí úpravy je kontrola konzistence – systém zabraňuje vytváření cyklických vazeb, neumožní uzavření nadřízeného požadavku s otevřenými podřízenými a zaznamenává všechny změny hierarchie v historii požadavku.

Přidání a smazání objektu v reálném čase (zápis změn v další verzi)

V Ganttově diagramu se nově všechny změny zobrazují okamžitě, bez potřeby obnovení stránky. Při přidání nebo výběru objektu, nebo i při jeho vymazání, se zobrazení automaticky aktualizuje a vždy odráží aktuální stav. Uživatel tak hned vidí nové nebo odstraněné objekty a má jistotu, že údaje v Ganttovi jsou aktuální.

Zobrazování projektových zakázek v Gantt diagramu i bez zapnutého modulu Projekty

Projektové zakázky (a jim podřazené objekty) se v Ganttově diagramu zobrazují, i když je modul Projekty v nastavení prostředí vypnut.

V Gantt diagramu přidání filtrů Kód, Typ, Závisí na, Aktuální progres

Pro snazší vyhledávání jsme do Ganttova diagramu přidali následující filtry:

• Kód (projektu, projektové zakázky, požadavky, úkoly)
• Typ (požadavku, úkolu)
• Závisí na (projektové zakázce, požadavku, úkolu)
• Aktuální průběh (projekty, projektové zakázky, požadavky, úkoly)

Přidána oprávnění pro pole Režim plánování

Pole Režim plánování pro moduly Projekty, Projektové zakázky, Požadavky a Úkoly nyní podléhá oprávněním. Uživatelé bez příslušných práv toto pole nemohou upravovat v Ganttově diagramu, ani nikde jinde v systému. Oprávnění se nacházejí ve stromu oprávnění v sekci Přístup k polím u jednotlivých modulů.

Projekty

Přidání šablon pro projektové zakázky

Projektové zakázky nyní můžete přidávat také podle vlastních šablon projektových zakázek. Jejich seznam v hlavním menu pod Projekty. V této záložce můžete také vytvářet nové šablony.

Šablona projektové zakázky obsahuje následující pole:

• Název šablony (povinná pole)
• Odpovědného za projektovou zakázku, Projektového manažera, Sledujících a Projektový tým
• Termín zahájení, Termín ukončení a Trvání
• Schéma kódu s možností použít globální nastavení nebo definovat vlastní
• Typ projektové zakázky – s možností omezit výběr na vybrané typy a určit výchozí typ
• Poznámku a Přílohu jako předvyplněné hodnoty

Uzavírání projektových požadavků členy projektového týmu – nové nastavení, které určuje, zda členové týmu mohou uzavírat požadavky patřící pod zakázku (Podle globálních nastavení, Povoleno, ).

Propojené projektové zakázky na požadavek i mimo nastavení šablony

V Globálních nastaveních máte možnost zapnout přepínač, který umožňuje připojit k projektové zakázce požadavek, i když je tato možnost v šabloně projektové zakázky vypnuta.

Požadavek k projektové zakázce můžete přiřadit v záložce Požadavky v detailu projektové zakázky.

Možnost spravovat vlastní stavy otevřených projektových zakázek

Tak jako v Požadavcích, můžete v Globálních nastaveních vytvářet a evidovat vlastní stavy otevřených projektových zakázek. Pro lepší odlišení stavů můžete ke každému přiřadit barvu a ikonu z naší knihovny.

Automatické započtení času na (projektovém) požadavku do celkového času nadřazené projektové zakázky

Odpracovaný čas požadavku s vazbou na projektovou zakázku může být započítán do celkového součtu hodin v projektové zakázce. Aby se čas plnění započítal, musí být zapnut přepínač Započítat čas do projektové zakázky v detailu požadavku.

Tento přepínač je dostupný i při tvorbě šablony požadavku a také lze podle něj vyhledávat v seznamu požadavků (Započtení času do projektové zakázky je vypnuto/zapnuto).

Plánování času na projektových zakázkách podle řešitelů

Na projektové zakázce v záložce Bilance můžete plánovat trvání prací a hodinových sazeb podle jednotlivých řešitelů.

Při výběru řešitele jsou k dispozici všichni členové projektového týmu, projektový manažer i role „Odpovědný za projektovou zakázku“. Tyto role jsou definovány v záložce Základní údaje v projektové zakázce.

Notifikace

Doplnění rolí Projektový manažer a Odpovědná osoba za projekt v pravidlech pro odesílání notifikací z požadavků

Při vytváření pravidla odesílání notifikací v Požadavky (např. při změně řešitele, stavu nebo eskalaci termínu odezvy) mohou být jako příjemci označeni uživatelé s rolemi:

• Projektový manažer na projektu
• Projektový manažer na projekt. zakázce
• Odpovědný za projekt
• Odpovědný za projekt. zakázku

Tyto role však budou oznámeny pouze v případě, že požadavek má vazbu na projektovou zakázku, na které jsou tyto role obsazeny/vyplněny.

Plnění

Počet doprav a Počet plnění přidáno do seznamu plnění a PDF exportu

V seznamu plnění přibyl ve spodním souhrnu Počet doprav, zobrazuje se v sumáři CELKEM i za aktuální stránku.

V PDF exportu seznamu plnění přibyl nejen počet doprav, ale také celkový počet plnění. Oba údaje jsou uváděny v patičce exportu.

V seznamu plnění do filtru Stav schválení přibyly hodnoty “Bez vyjádření” a “Schváleno nenulové”

Do filtrování podle stavu schválení byly přidány následující hodnoty

• Bez vyjádření – zobrazí se všechna ta plnění, která nebyla schválena a ani zamítnuta
• Schváleno nenulové – vyfiltruje všechna schválená plnění s časem více než 0.

V seznamu plnění nové sloupce “Reálně odpracovaný čas” a “Hodinová sazba”

Pokud je v prostředí zapnuto zaznamenávání reálně odpracovaného času, může být součástí seznamu plnění sloupec Reálně odpracovaný čas. Ten uchovává hodnoty interního plnění s reálně odpracovaným časem, který je navázán na fakturační plnění.

Podle hodnoty v tomto sloupci lze filtrovat pomocí podmínek:

• Je
• Není
• Větší
• Větší nebo rovno
• Menší
• Menší nebo rovno

Sloupec Hodinová sazba přibyde jak v seznamu plnění, tak v seznamu schvalování plnění. Tento sloupec obsahuje hodnoty z účetních položek typu hodinová sazba, nastavené u jednotlivých plnění.

Zakázky, účtování a fakturace

Nová hromadná editace účetních položek

V seznamu účetních položek můžete označit více položek. Stisknutím “Editovat” můžete najednou upravit společná pole. Hromadná editace polí je možná jen při označení položek stejného druhu práce.

Účetní položku lze již smazat i v detailu zakázky

Účetní položku lze smazat kliknutím na hamburgerové menu v detailu zakázky.

Scoreboard

Možnost vytvořit vlastní scoreboard

Rozšířili jsme možnosti personalizovaného nastavení scoreboardu pro uživatele. Kromě Globálního je k dispozici i vlastní. Uživatel tak může:

• Vytvořit a nastavit vlastní dlaždici, která spadá pod jednu z přednastavených kategorií. To může udělat přímo ve Scoreboardu tlačítkem Nastavit scoreboard nebo v Globálních nastaveních. Kromě názvu můžete zvolit také tvar ikony a barvu pozadí.
• Upravit svou dlaždici
• Odstranit své dlaždice
• Uspořádat pořadí dlaždic pomocí drag and drop
• Resetovat nastavení scoreboardu na globální pohled.

Upozornění: Vlastní scoreboard nelze spravovat centralizovaně. Každý uživatel si tvoří vlastní scoreboard sám.

Úkoly

Doplnění pravého panelu Úkol v Kanbanu a Kalendáři

Při práci s modulem Úkoly v Kanbanu a Kalendáři je k dispozici pravý panel, podobně jako to znáte z práce s požadavky. V tomto panelu lze zakládat nové úkoly a editovat existující, které jste si označili v Kanbanu nebo Kalendáři.

Zpracování zpráv

Zjednodušení přístupu ke smazaným zprávám

Ve Zpracování zpráv přibyl přepínač Hledat i ve smazaných, který umožňuje vyhledávat zprávy i mezi smazanými. V dosavadních verzích musel uživatel využívat pro tuto potřebu filtr „smazáno“.

Nabídky

Náhled e-mailu nabídky zobrazuje aktuální položky i bez uložení

Generování náhledu e-mailu u nabídek bylo upraveno tak, aby vždy zohledňovalo aktuální stav položek. Po uložení nabídky se náhled nebude vázat na poslední uložený stav, ale bude pracovat s reálně existujícími položkami – včetně nových nebo odstraněných, které ještě nebyly uloženy. Tím se eliminuje nesoulad mezi náhledem a skutečným obsahem nabídky.

Náhled e-mailu se zobrazí okamžitě po verifikaci všech položek.

Rozšíření rekapitulace nabídky o původní cenu a výši slevy

Součástí nabídky je také sekce, která zobrazuje cenu se slevou, ale bez DPH. Tato sekce obsahuje

• Částka bez slevy
• Sleva (ve zvolené měně) – zobrazuje se pouze při hodnotě vyšší než 0
• Částka po slevě

Rekapitulace DPH se nachází níže a zobrazuje sazbu DPH. Ta zůstává beze změn.

 

Do PDF výstupu nabídky byly přidány údaje “Vystavil” a “Kontakt na zákazníka”

Součástí cenové nabídky jsou údaje na osobu, která nabídku vystavila. Uvedené je jméno, pracovní pozice (pokud je vyplněna), kontaktní údaje (e-mail, mobilní telefon).

V horní části u adresy zákazníka se nachází také primární kontakt na zákazníka z dané společnosti.

Uživatelé a skupiny

Nové zobrazení detailu uživatele po kliknutí na jeho avatar

Všechny kontaktní údaje a důležité informace o uživateli naleznete po kliknutí na jeho avatar. Cílem funkce je rychlejší komunikace v týmu a soustředění potřebných údajů na jedno místo. Komponenta navíc obsahuje interaktivní ikony, díky kterým můžete uživateli zavolat, napsat e-mail nebo kontaktovat nadřízeného.

K této komponentě se dostanete na více místech v CDESK, hlavně při výběru řešitelů, odpovědných osob a žadatelů. Najdete jej i po kliknutí na avatar v seznamu Požadavků nebo Projektových zakázek. Momentálně pracujeme na tom, aby byla komponenta dostupná po kliknutí na avatar kdekoli v systému CDESK.

Tabulka komponenty zobrazuje následující informace (pokud jsou dostupné):

• Kontaktní e-mail
• Telefon
• Mobil
• Pracovní pozici
• Nadřízených/podřízených
• Zastupování
• Vlastní uživatelská pole (například unikátní čísla nebo kódy)
• Osobní číslo (ID) – má-li uživatel nastaveno

Možnost přiřadit uživateli unikátní ID – osobní číslo

Do uživatelských nastavení přibylo nové nepovinné pole Osobní číslo uživatele, které slouží jako unikátní identifikátor napříč celým CDESK prostředím.
V nastaveních nabízíme možnost určit, zda se bude uživatel v prostředí zobrazovat i s tímto ID při jméně, ve formátu Celé jméno [osobní číslo], nebo osobní číslo – celé jméno. Tímto způsobem usnadňujeme identifikaci uživatelů napříč systémem, včetně exportů. Importy podporují novou logiku párování – lze odkazovat na uživatele podle osobního čísla (dosud jen podle celého jména). Dále lze osobní číslo využít při:

• Vyhledávání: Vyhledávací pole pracující se jménem uživatele umožní vyhledávání i podle osobního čísla.
• LDAP/AD/ Entra ID: Možnost napárování externího atributu z adresářových služeb na osobní číslo, aby se vyplňovalo automaticky.
• Logování a SIEM: Do logů se bude zaznamenávat i osobní číslo spolu s interním ID uživatele.
• API: Při zakládání záznamů přes API je možné používat osobní číslo jako referenci na uživatele (alternativa k internímu CDESK ID).

Obecné funkce

Filtrování v Požadavky a CMDB podle aktuálních (přihlášených) uživatelů a neplatných uživatelů

Do všech filtrů, které pracují s uživateli, byla doplněna možnost filtrovat podle Aktuálního uživatele a Neplatného . Neplatný uživatel je vypnutý uživatel.

Rozšíření se týká všech modulů, ve kterých se ve filtrech pracuje s uživateli, například:

• Seznam požadavků: Změnil, Vytvořil, Přiřazený řešitel ke společnosti, Řešitel, Hodnotitel, Odpovědná osoba, Pomocný řešitel, Kdo žádá, Pro koho žádá
• Konfigurační databáze (CMDB): Změnil, Vytvořil, Vlastník, IT manažer služby, Obchodní garant, Technický garant, Klíčoví uživatelé, Technický řešitel, Administrativní řešitel

Funkcionalita je implementována plošně ve všech API cestách, které obsluhují uživatelské filtry. Nové komparátory jsou dostupné pouze ve filtrech a nijak neovlivňují zobrazování údajů v samotných záznamech.

Vrácení možnosti filtrovat podle podmínky “není” v případě všech dat v systému

V předchozích verzích byla zrušena volba podmínky „není“ v datových filtrech. S verzí 3.2.9 jsme tuto možnost vrátili.

Při každém filtrování podle data je v CDESK možné zvolit podmínku „není“. Tuto funkci jsme obnovili zejména pro praktičnost jejího využití, například při hledání záznamů, které nemají vyplněné datum, například fakturační.

Rozšíření velikostního limitu při exportech do XLSX, CSV ze všech modulů

Pokud jste se v minulosti setkali s tím, že nebylo možné export vygenerovat (export skončil chybou), přepracovali jsme systém exportování tak, aby bylo možné exportovat jakýkoli velký soubor.

Nové nastavení tagů – přiřazení tagů k modulům

Při vytváření nebo úpravě tagů můžete zvolit, ve kterých modulech bude tag dostupný pro používání. Tag může být používán ve více modulech současně.

Pokud tag odeberete z modulu, zruší se jeho výskyt ve všech záznamech tohoto typu.

Zpřístupnění logů serveru, pokud provozujete vlastní CDESK server

Přístup k logům byl upraven tak, aby zákazník mohl mít vlastní samostatný účet, přes který bude mít přístup k záznamům serveru. Úprava umožňuje bezpečné předání přístupu k logům zákazníkovi bez nutnosti sdílet interní technická hesla.

Zákazník si může pod účtem hlavního administrátora založit vlastní login a heslo pro přístup k logům. Login “admin” nelze použít. Přihlašovací údaje (login + hash hesla) se ukládají v JSON souboru na serveru, v interní cestě nepřístupné zvenčí. Údaje nejsou v databázi, aby byly dostupné i při jejím výpadku.

Schvalování

Přidány role pro schvalování – Manažer úseku žadatele, Manažer sekce žadatele a Manažer oboru žadatele

Do schvalovacích procesů byla doplněna podpora dynamických rolí manažerů organizačních jednotek žadatele. Řešení je určeno pro organizace, kde schvalovatel závisí na tom, v jaké části organizační struktury se žadatel nachází (např. ředitel sekce, manažer úseku).

Aby byla tato funkcionalita zpřístupněna, musíte v globálních nastaveních aktivovat přepínač Organizační struktura, který zpřístupní nastavení úrovně organizačních útvarů. K tomu je třeba mít v prostředí aktivovaný AD/LDAP konektor.

Ve verzi 3.2.9 jsme přidali role:

• Manažer úseku žadatele
• Manažer sekce žadatele
• Manažer oboru žadatele

Úroveň organizačního útvaru je kontrolována v rozsahu 1 až poslední dostupná úroveň. Aby byl výběr srozumitelný, CDESK zobrazuje příklad reálného útvaru na dané úrovni – úsek, sekce, obor.

Přidán výběr sloupců v seznamu schvalování

V předchozí verzi byl seznam sloupců v seznamu schvalování statický. V aktuální verzi si uživatel může změnit sloupce. Pořadí záznamů si může zvolit podle vybraných sloupců.

Konektory

Přidán atribut “Nadřízený” do konektoru ENTRA ID – Správa uživatelů

V nastavení konektoru ENTRA ID – Správa uživatelů můžete nastavit přenos nadřízeného do CDESK. Důležité je zvolit atribut, ve kterém je uveden nadřízený uživatele, nejčastěji se využívá atribut Manager. Aby tato funkcionalita fungovala, musí být atribut Manager v Entra ID vyplněn.

Přidání autentifikace OAuth2.0 pro spojení z jiných systémů do CDESK

Od verze CDESK 3.2.9 přibyla při připojování na CDESK API možnost autentifikace přes standard OAuth 2.0. Využijete toho při automatizacích nad CDESK realizovaných pomocí low-code nástrojů nebo integračních a automatizačních platforem, jako jsou Power Automate či Zapier.

Integrace na SIEM servery

CDESK zavádí standardizované bezpečnostní logování, které je kompatibilní se SIEM systémy. Logují se nejdůležitější bezpečnostní události – přihlášení, změny v nastavení systému a uživatelů, neúspěšné přístupy, vybrané provozní chyby a mnoho dalších informací. Technické komponenty, které nelze sledovat na úrovni CDESK, musí být monitorovány v operačním systému. Logy se ukládají v CEF formátu, denně rotují a jsou připraveny k automatizovanému sběru externími kyberbezpečnostními nástroji.

Mobilní aplikace CDESK Pro

Doplnění editace společností a kontaktů v Adresáři

Přidali jsme možnost přidávat a editovat údaje o společnostech/kontaktech v mobilní aplikaci CDESK Pro. Dosud nebylo možné z aplikace přistupovat k údajům, které lze dosud nastavovat pouze přes webové rozhraní.

Vytvoření požadavku z kontaktu a položky

Vytvářet požadavek můžete nyní i ze seznamu kontaktů a ze seznamu položek. Při kontaktu/položce klikněte na ikonu tří teček a vyberte Nový požadavek. Do tohoto požadavku se automaticky předvyplní hodnota společnost/kontakt, podle toho, z jakého objektu požadavek vytváříte.

Rychlé ukončení požadavku a přidávání diskuse, plnění, pracovního příkazu z náhledu požadavku

Urychlili jsme práci s požadavkem tak, aby mohl uživatel rychle

• Přidávat diskusní příspěvky
• Přidávat plnění a navázané pracovní příkazy k požadavku
• Ukončit požadavek

K těmto úkonům slouží hamburger menu v pravém dolním rohu v detailu požadavku.

Zobrazování tagů v seznamu požadavků

Tagy se zobrazují v seznamu, ale také v detailu jednotlivých požadavků. V detailu je naleznete mezi popisem a jménem řešitele. V seznamu položek jsou jasně viditelné pod názvem požadavky.

Kontaktní údaje v náhledu společnosti

Náhled společnosti obsahuje také kontaktní údaje prvního uvedeného kontaktu. Pod nimi se zobrazí seznam všech kontaktů přiřazených ke společnosti – řešitelů i zákaznických účtů.

Vytvoření kontaktu a společnosti naskenováním QR kódu z vizitky s možností rychlé tvorby požadavku

Při načtení QR kódu z vizitky systém předvyplní údaje, a ještě před otevřením formuláře automaticky ověří duplicitu kontaktu a společnosti. V případě, že systém najde shodu, zobrazí seznam existujících kontaktů. Uživatel tak může přidat nový kontakt nebo proces přerušit.

Primárním identifikátorem duplicity je v tomto případě e-mailová adresa, ověřování probíhá porovnáváním klíčových slov v názvu.

Po úspěšném založení kontaktu systém nabídne rychlé založení nového požadavku (standardní nebo ze šablony). Stejná možnost je dostupná i přímo ze společnosti.

 

Zobrazení náhledu společnosti z formuláře požadavku

Z formuláře požadavku se do společnosti dostanete kliknutím na její název v hlavičce. Na výběr máte možnost:

• Upravit společnost
• Zobrazit náhled

Při zobrazení náhledu vidí uživatel základní údaje, kontaktní údaje, typ společnosti (dodavatel/zákazník), nastavení společnosti a účetní detaily.

Odesílání servisních protokolů do diskuse požadavku

Vygenerované protokoly lze odeslat klientovi přímo v detailu požadavku. U každého protokolu se nachází tlačítko Odeslat, které uživatele přesune do diskusního příspěvku, kde může protokol vložit jako přílohu. Příspěvek pak stačí do diskuse odeslat.