Šikovný modul Evidence majetku, start nové generace CDESK mobilní aplikace, vytvoření účtu přes Google autentifikaci

24. října 2024

Modul Evidence majetku s rychlým řešením inventur

Vítejte v éře optimálního inventárního managementu s CDESK! Verze 3.2.4
s sebou přináší inovativní a praktická řešení pro správu firemního inventáře a jeho kontroly v podobě nového modulu Evidence majetku.

Dohlížejte na váš majetek od zakoupení až po vyřazení. Každou položku lze zařadit a vyhledat podle lokality, typu, stavu či odpovědného pracovníka. CDESK zároveň nechává prostor pro doplnění vlastních údajů o každé položce, jakož i přidání obrázku, který se u ní zobrazí.

Vytvářejte inventury v přehledném webovém rozhraní a skenujte položky s mobilní aplikací CDESK Asset Inventory. Skenování položek je možné s mobilem přes QR, EAN kódy nebo se specializovaným skenerem RFID štítků. Zadávejte konkrétní inventurní příkazy na základě kritérií jako jsou místo provozu, typ položek nebo personál. To umožňuje si uchovat přehled a efektivně rozdělovat části inventur mezi zaměstnance. Výsledným dokumentem inventury je závěrečný protokol.

Součástí Evidence majetku je také možnost importovat položky z XLS souborů do databáze či exportování seznamu majetku do XLS.

Nastavení nového modulu v CDESK provedete jedním kliknutím v Globálních nastaveních a zařazením typu položek z konfigurační databáze do Evidence majetku. Aplikace CDESK Asset Inventory je dostupná ke stažení v obchodě Google Play a pracujeme i na zveřejnění v Apple store.

 

Součástí Evidence majetku jsou i přebírací protokoly, které budou uvolněny v další verzi (3.2.5).

Obrázek: Seznam majetku
Obrázek: Detail položky v Evidenci majetku
Obrázek: Tvorba předávacího protokolu v Evidenci majetku
Obrázek: Mobilní rozhraní při inventurách v aplikaci CDESK Asset Inventory

Nová mobilní aplikace CDESK Pro, první verze
s požadavky, plněními a praktickým rozhraním

Novou mobilní aplikaci naleznete na Google Play, Apple Store pod názvem CDESK Pro od Inova Logic

Přinášíme efektivní práci v terénu s novým designem. Nová mobilní aplikace CDESK Pro umožňuje provádět první procesy i přes chytrý telefon. Oproti předchozí verzi “CDESK3” se nová aplikace vyznačuje výrazně vyšší stabilitou, rychlostí a intuitivnějším ovládáním. V aktuální verzi jsou dostupné moduly Požadavky s diskusí, Plnění, Adresář (v režimu čtení) a notifikace k požadavkům.

V každém požadavku se zobrazují její základní údaje, částečně jsou zapracována vámi nastavená Uživatelská pole (dříve Doplňkové vlastnosti). Požadavky jsou přehledně zobrazeny na úvodní stránce aplikace a rozděleny pomocí filtrů, což umožňuje rychlou správu, vyhledávání a filtrování podle různých kritérií. Součástí požadavků je diskuse, do které se může uživatel zapojit přes aplikaci, přičemž k dispozici je i možnost odesílání příloh.

Pro dynamičtější a plynulejší práci v CDESK Pro lze vytvářet záložky, mezi kterými se uživatel jednoduše přepíná. Využijete toho při kopírování textu nebo při čtení informací z jiného objektu v CDESK. Záložky se vytvářejí buď automaticky po otevření nové karty z hlavního menu, delším podržením na požadavku a podobně. Záložku lze vytvořit také manuálně.

Aktuální poslední složkou požadavku v mobilní aplikaci jsou plnění, která lze upravovat a vytvářet přímo v požadavku, nebo přes hlavní stránku.

Na hlavní stránce jsou moduly přehledně zobrazeny v horní části obrazovky, Uživatelé mohou snadno a efektivně vytvářet nové požadavky, katalogy požadavků, plnění, interní plnění a nové položky (CI) pomocí tlačítka “+” ve střední části obrazovky.

Po kliknutí na avatar vedle jména uživatele se nyní otevírá nová stránka s nastaveními uživatelského účtu. Aplikace podporuje jazyky, ve kterých je systém CDESK vyvíjen: slovenský, český, anglický, německý, polský a maďarský.

V době prvního vydání aplikace umožňuje provádět základní úkony, přičemž je třeba počítat s omezenou funkcionalitou vůči webové verzi. O průběžném doplňování dalších funkcionalit vás budeme informovat v následujících novinkách. V dalších verzích můžete také očekávat přidání průvodce s tipy pro ovládání aplikace.

Obrázek: Úvodní obrazovka CDESK Pro aplikace

Nová autentifikace přes Google a samoobslužné vytváření zákaznických účtů

S verzí 3.2.4 je již možné, aby se zákazník autentifikoval přes Google konto, které opět posouvá bezpečnost a komfort přihlašování o další kousek dál. Také je možné, aby si zákazník samoobslužně zřídil zákaznické konto přímo z přihlašovací obrazovky, pokud mu to administrátor CDESKu povolí. Je to možné dvěma způsoby.

  1. Automatickým způsobem přes Google autentifikaci stisknutím tlačítka “Přihlaste se přes Google”
  2. Manuálním vytvořením přes link “Vytvořit zákaznické konto”
Obrázek: Přihlašovací obrazovka s Google autentifikací se založením zákaznického účtu a linkem pro jeho založení manuálně

Aktivace Google autentifikace:

  1. Přidání konektoru “Google autentifikace se zakládáním zákaznických účtů” v Globální nastavení -> Konektory, API.
  2. U konkrétní společnosti je možné určit, k jaké doméně či e-mailu může být zákaznické konto založeno.

 

Obrázek: Přidání konektoru ”Google autentifikace se zakládáním zákaznických účtů”
Obrázek: Aktivace manuálního založení zákaznického účtu z přihlašovací obrazovky
Obrázek: Povolení jaké (e-mailové) domény nebo konkrétní e-maily mohou vytvářet samoobslužné zákaznické účty v nastavení společnosti
Přečtěte si více k dalším novinkám verze 3.2.4

Požadavky

Automatická změna stavu požadavku na “Ukončena” po “x” dnech ve stavu “Čekání na zákazníka.”

Abyste se vyhnuli nahromaděným a stagnujícím požadavkům ze strany zákazníka, můžete si manuálně nastavit časovou lhůtu, po kterou požadavek setrvá ve stavu “Čeká na zákazníka”. Po uplynutí vámi nastavené lhůty požadavek automaticky změní svůj stav na “Ukončeno”, o čemž bude vyrozuměn i zákazník. Přepínač umožňující zapnout v CDESK tuto funkcionalitu se nachází v sekci Globální nastavení -> Požadavky -> Stavy požadavků.

Obrázek: Nastavení časové lhůty stavu požadavku “Čeká na zákazníka” v glob. nastaveních
Možnost povolit/blokovat odesílání příloh v e-mailech, nastavitelné pro každou společnost zvlášť.

Nejnovější verze CDESK umožňuje u jednotlivých společností nastavit povolení nebo blokování vkládání příloh do odesílaných e-mailů z CDESKu, což umožňuje lépe regulovat velikost odesílaných e-mailů a zvýšit bezpečnost.

Můžete si zvolit, zda budete posílat všechny přílohy (tj. stav jaký je dosud), pouze nové přílohy, Vypnuto – žádné přílohy. Výchozí nastavení platné pro všechny společnosti nastavíte v sekci Globální nastavení -> Notifikace -> Základní nastavení. Rozdílné nastavení pro konkrétní společnost již provedete v Nastavení samotné společnosti. To naleznete v modulu Adresář -> Společnosti.

Obrázek: Nastavení odesílání příloh v e-mailové komunikaci v nastavení společnosti
Uživatelská pole do pravidelných požadavků

Pravidelné požadavky fungují jako přednastavené schéma opakujících se zadání. Dosud nebylo možné vygenerovat nové požadavky z Pravidelných požadavků s uživatelskými poli.

Ve verzi 3.2.4 je již možnost zadat společná uživatelská pole pro všechny pravidelné požadavky a také samostatně pro každou „šablonu“ pravidelné požadavek zvlášť.

Společná uživatelská pole vytvoříte v sekci Globální nastavení -> Pravidelné požadavky, specifické pro každou “šablonu” pravidelného požadavku uděláte ve vybraném pravidelném požadavku v menu Požadavky -> Pravidelné požadavky. Změny se projeví ve všech nadcházejících vygenerovaných požadavcích.

Obrázek: Přidání vlastních uživatelských polí k pravidelným požadavkům
 
Filtrování v seznamu požadavků podle e-mailové adresy zprávy, ze které byl požadavek vytvořen

Pro lepší organizaci a transparentnost lze požadavky v nejnovější verzi filtrovat v seznamu požadavků i podle toho, ze které e-mailové adresy ze zpráv ke zpracování byly vytvořeny. Také si můžete tuto zdrojovou e-mailovou adresu zobrazit jako sloupec s názvem „Přijato na adresu“.

Obrázek: Vyhledávání podle sloupce “Přijato na adresu”

Pracovní příkazy

Doplnění nové role Řešitelská skupina do notifikací u pracovních příkazů

Při změně v pracovním příkazu bude moci být vyrozuměna celá řešitelská skupina. Novou roli „Řešitelská skupina“ můžete nastavit pro kteroukoli akci v Globálních nastaveních -> Notifikace -> Základní nastavení v sekci Pracovní příkazy.

Obrázek: Zvolení nové role v notifikacích
Aktualizace uživatelských polí v šabloně požadavku ke spouštění a ukončování prac. příkazů

Šablony požadavků v modulu Požadavky -> Šablony požadavků obsahují seznam uživatelských polí, která po kliknutí při vytváření požadavku vytvoří navázaný pracovní příkaz. Nastavení konkrétního pracovního příkazu v sekci Šablony požadavků -> Pracovní příkazy umožňuje vybrat si ze seznamu uživatelských polí ta, která daný pracovní příkaz vytvoří. Pokud dojde ke změně (vymazání či přidání) uživatelských polí v dané šabloně, objeví se ve zmíněném seznamu tlačítko „Obnovit“. Po jeho stisknutí se seznam aktualizuje a sesynchronizuje se seznamem uživatelských polí v šabloně požadavku. Tímto způsobem se uživatel vyhne výběru neaktuálních uživatelských polí a získá ta, která do systému přibyla jako poslední.

Obrázek: Tlačítko “Obnovit” se zobrazí v případě, že seznam uživat. polí u pracovního příkazu není aktuální

Plnění

Zobrazení čerpání paušálu

V plnění při výběru účetní položky, pokud zvolíte paušál, jako účetní položky se zobrazí i čerpání paušálu za aktuální období. Uživatel si jej může prohlédnout po kliknutí na šipku napravo od výběru účetní položky. Uživatel je červeně upozorněn na čerpání nad rámec předplacených hodin v rámci paušálu.

Obrázek: Zobrazení čerpání paušálu v plnění
Při výdeji materiálu (nejen) v plnění možnost vybrat najednou více skladových položek

Po označení více skladových položek/karet je možné je najednou přidat do plnění. Podobný princip se uplatňuje i v případě skladových výdejek.

Obrázek: Výběr více skladových položek

Schvalování

Přidáno pravidlo volného schvalování k objednávkám

Pravidlo volného schvalování se v předchozích verzích vztahovalo na požadavky, s verzí 3.2.4 je však možné ho uplatnit i při objednávkách. Při vytváření procesu volného schvalování v modulu Schvalování, se zobrazuje nové uživatelské pole označené jako “Místo použití” s přednastavenou možností Požadavky. V tomto poli lze zvolit možnost Objednávky. V případě, že bude zvolena možnost Objednávky, přihlášenému uživateli se poskytne možnost znepřístupnit dokument k editaci během probíhajícího schvalovacího procesu. Po přepnutí tohoto přepínače nebude již možné záznam upravovat, dokud neprojde schvalovacím procesem.

Pokud bylo výše uvedené pravidlo použito na objednávku, u všech ostatních objednávek se zobrazí možnost Odeslat ke schválení. Zároveň se v seznamu objednávek zobrazí sloupec Stav schválení.

Obrázek: Volné schvalování

Kalendář

Možnost přidávat požadavek z katalogu přes kalendář

V nejnovější verzi 3.2.4 jsme se zaměřili i praktičtější propojení jednotlivých modulů. V kalendáři se stala dostupnou možnost vytvořit požadavek z katalogu

Obrázek: Přidávání požadavků v Kalendáři

Omnichannel VOIP

Rozšíření reportu hovorů podle obsahu – tagů požadavku

Po uskutečnění hovorů je možné k nim přiřadit i jejich zaměření (obsah). Statistiky hovorů s konkrétním obsahem se promítnou i do reportu XLSX, ve kterém přibydou kategorie obsahů.

Obrázek: Report obsahu hovorů

Adresář

Přidání Poznámky ke kontaktu jako sloupec do Seznamu kontaktů

Do sloupců v seznamu kontaktů byl přidán sloupec “Poznámky”. Ty lze uvádět ke společnostem i ke kontaktům, přičemž taková poznámka se objeví i v seznamu vedle daného kontaktu. Kontakty lze vyhledávat podle toho, zda obsahují nebo neobsahují poznámku, sloupec “Poznámky” lze také zařadit při exportování seznamu kontaktů.

Obrázek: Přidán sloupec Poznámky
Obrázek: Zobrazení poznámek v seznamu kontaktů