Ing. Martin Ondrášik
CDESK, CM Sales Manager
Zavádění systému do procesů přijde téměř vždy na řadu, až když v organizaci začínají problémy. Je nutné si uvědomit, že každá organizace je jen tak výkonná jako je její nejslabší článek a tyto slabé články bývají často právě v nezvládnutých procesech.
Dnes už na každou pracovní, obchodní činnost v organizaci existuje SW nástroj, který dokáže danou činnost digitalizovat, a tak budovat digitální společnost.
Digitalizace každodenní práce tvoří systém, který pomáhá stejnou práci provádět efektivněji.
Ve firmách se lze běžně setkat se situací, že ve snaze o zlepšení a digitalizaci používají několik různých systémů, které vzájemně nekomunikují a jejich účel míjí cíl nasazení. Duplicitní zadávání informací, nepřehlednost, zatíženost plánování a vysoké náklady jsou jen krátkým seznamem příkladů možných důsledků.
Právě proto je velmi důležité se zaměřit na pečlivý výběr softwarového řešení vhodného pro vaši společnost.
Jak si tedy vybrat ten správný systém, který by dokázal digitalizovat vaše podnikové procesy?
Vhodný systém by měl splňovat následující kritéria:
- Systém pokrývá co nejvíce procesů, které jsou předmětem digitalizace – při výběru se důkladně zaměřte na procesy, které potřebujete digitalizovat, je to základ výběru vhodného systému.
- Integruje podnikové agendy – systém agendy buď sám provozuje nebo umožňuje propojení s dalšími systémy, kde jsou tyto agendy provozovány. Tím zamezíte zbytečné duplikaci údajů, zvládnete procesy a spolupráci mezi úrovněmi organizace.
- Poskytne variabilitu procesů s ohledem na jejich dodržení (v době implementace) – variabilní workflow, který je plně konfigurovatelný vám zajistí nižší náklady a kratší dobu pro implementaci.
- Sledování termínů – jasné stanovení termínů a jejich dodržování je podmínkou naplnění procesu. Tlačení úloh před sebou a zapomínání nepřináší ovoce. Informování o blížících se termínech by proto mělo být nedílnou součástí systému.
- Sledování nákladů – díky systému byste měli vždy umět exaktně identifikovat kolik a za co utrácíte. Evidenci vykonané práce a možnost jejího reportingu nepodceňujte.
- Podpora komunikace – zlepšení komunikace se zákazníky, dodavateli, informování o stavu požadavků a transparentní zajišťování poskytovaných služeb budují vzájemnou důvěru a dobré jméno společnosti. Ideální je, aby v řešení byl integrován helpdesk, servicedesk nebo CRM.
- Přijatelné náklady na budoucí rozvoj systému – s rozvojem organizace přichází i rozvoj procesů. Proto je potřeba brát ohled na náklady v budoucnosti. Systém by měl umožňovat vlastní změny a tvorbu procesů bez programátorských zásahů. Generační obměna softwaru může být stejně nákladná. Pokud dnes zaplatíte za digitalizaci současných procesů a v budoucnu je budete potřebovat rozšířit, zaplatíte násobky toho, co dnes – tak to nebyla dobrá volba.
Zavádění každého systému a procesů se zpravidla potýká s určitým nepochopením u zaměstnanců. Každá změna, i když se jakkoli snažíte, aby byla k lepšímu, je pro zaměstnance stresující.
Participace zaměstnanců na zavádění systému je proto klíčový prvek úspěchu.
Stanovte si sledované cíle, sdělujte je zaměstnancům a zapojte je do procesu v co největší možné míře. Jen tak pochopí rozměr a důležitost zavádění změny. Zároveň s pocitem zúčastnění jim na zavedení procesních změn bude záležet.
V každé organizaci se setkáváme se třemi skupinami zaměstnanců:
- Podporovatelé změny
- Neutrální zaměstnanci
- Odpůrci změny
Udělejte kampaň, zjistěte si názor, udělejte si společná setkání, pravidelně je informujte o vývoji, ovlivňujte neutrální a odpůrcům dokažte, že se mýlí. Změna systému a procesů je rychlejší a méně bolestivá.
Při výběru systému, který vám má pomoci uklidit podnikové procesy, je třeba brát ohled i na poskytovatele. Projektová a technická příprava, zabezpečení lidských zdrojů, dostupnost podpory při implementaci, rozvoji a udržování systému je stejně důležitá jako jeho funkčnost. Zkušenosti dodavatele jsou proto při výběru softwaru nesmírně důležité.
Digitalizace na všech úrovních organizace a také směrem ven je esenciální záležitostí pro přežití společností v dnešní nejisté době pandemie a zhoršujícího se podnikatelského prostředí.
Rozhodnete-li se ve firemních procesech uklízet, neváhejte zkusit náš software CDESK, který vyvíjíme na základě požadavků klientů již od roku 2003.
